如何使Word文档可填充但不可编辑

如果合同是您日常工作流程的一部分,那么当人们更改文档或表单中不应该更改的部分时,您就会知道这是多么令人沮丧。幸运的是,Microsoft Word有一个开发人员工具,可以让您保护文档中的文本,同时仍然允许人们填写空白。

使您的文档可填充,不可编辑

例如,假设您有一份保密协议,您希望将其发送给即将加入您公司的员工。您希望让接收人员能够填写文档中的空白,但您还希望确保保密协议中的任何信息都不会以任何方式更改或更改。在Word中实现这一点只需几个步骤。这是怎么做的。

首先,抓起你想要处理的法律文件。微软提供了几个基本的模板,但也有很多网站免费在线提供详细的、全面的法律模板,由实际的律师起草。在本例中,我们将使用从上面的链接获取的NDA。

一旦您拉出了文档,就可以向其添加一些控制和保护了。首先,您需要进入“开发人员”选项卡。默认情况下,Word不会在功能区中显示此内容,因此让我们继续进行修复。

单击“文件”。

在菜单的最底部,选择“选项”。

在选项菜单的左窗格中,选择“自定义功能区”。

在右侧,勾选“开发人员”复选框,您可以在“自定义Ribbon”下找到该复选框,然后单击“确定”。

现在您会注意到,Developer选项卡出现在View和Help选项卡之间。继续并切换到“开发人员”选项卡。

在那里,找到“控件”组,在那里您将看到几个内容控件选项,用于富文本或纯文本、图片、组合框、下拉列表、日期选择器、复选框或构建块控件。

让我们把它付诸实践吧。在NDA模板的签名部分,我们将插入日期选择器和富文本框,以便我们分别填写协议日期和打印名称。

首先,将光标移至要插入日期选取器的区域。我们要把我们的放在这里:

接下来,在“开发人员”选项卡上,选择“日期选取器内容控件”(它是日历图标)。

现在您将看到一个框出现。单击箭头并从弹出的日历中选择日期。

接下来,让我们删除“by:”旁边的行,并用富文本框替换它们。删除线条后,将插入点放在需要放置的位置:

回到“Developer”选项卡,单击“Rich text content Control”按钮。

现在将显示您的文本框。对名称应该出现的下一行重复上述步骤,您将得到如下所示的内容:

如您所见,您现在有了文本和日期的可填充部分。

对于经常发送且有几个部分需要接收方填写的表单,使用此功能特别有用。以我们保密协议的第一段为例:

仅这一段就有七个部分需要填写。将其转换为可填写的表单是有意义的。

展望未来,保密协议不是经常更改其内容的文档。同样,在发送要签署的合同时,您要确保没有任何内容被更改,然后在您不知情的情况下将其发回给您。限制接收方的编辑权限是保护文档完整性的好方法,也是保护您自己的好方法。

若要使文档不可编辑,请首先按Ctrl+A选择文档中的所有文本。突出显示所有文本后,单击“开发人员”选项卡上“保护”组中的“限制编辑”。

在右侧出现的“限制编辑”窗格中,选择“编辑限制”部分下的选项。

接下来,在同一部分中,单击箭头使下拉菜单出现,然后选择“填写表单”。

最后,选择“是,开始实施保护”。

为了给您的文档增加一层保护,系统将提示您创建密码。这是完全可选的。如果您决定这样做,请输入密码,然后单击“确定”。否则,只需单击“取消”即可。

就这样。现在,您有了一个可填写的文档,该文档受到保护,不会被无意(或有意)编辑。我们在这里使用的示例只是此功能将派上用场的众多用例之一。下次您有问卷或法律表格要寄出时,请使用此功能!

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