将电子邮件保存在一个大型存档中的问题是再次查找特定邮件。因此，人们创建一个额外的文件夹，然后创建两个文件夹，然后加载！使用这些技术而不是文件夹来组织您的存档。
如何(以及为什么)标记您的邮件
我们建议您只将您的电子邮件存档。这是最好的组织方式。不要浪费时间将邮件移动到电子邮件客户端的文件夹中-将所有内容放在一个存档文件夹中。例如，在Gmail中，只需单击“存档”按钮即可。
但是，如果您没有文件夹，您如何安排您的邮件，以便于检索？答案很简单：标记。
使用标签而不是文件夹的最大好处是，您不会被迫将一封电子邮件归类到一个文件夹中。使用标记，您不必再决定有关客户项目上的供应商问题的邮件是否位于供应商文件夹、客户文件夹、项目文件夹或已学到的课程文件夹中。您只需将适当的标签添加到电子邮件中，无论您是否想要查找与该供应商、客户等相关的电子邮件，您都可以轻松地再次找到它。
如果您要从基于文件夹的系统转移到单个归档，标记是以后能够找到内容的关键。您可以批量标记，因此如果您有一个客户端文件夹，则可以在将每个项目移入存档之前使用该客户端的名称对其中的每个项目进行标记。这样，您就可以确保很容易再次找到它。
最棒的是，标签在(几乎)所有现代电子邮件应用中都很简单。即使您最终保留了文件夹，标记也是非常有用的，因此我们建议您无论如何都要这样做。
在Outlook中分类
在Outlook中，标记称为“分类”。您可以根据需要创建任意多个类别，为其分配颜色，然后将其应用于Outlook中的任何内容-电子邮件、日历事件、任务、笔记，甚至联系人。这不仅使搜索变得容易，而且还用颜色突出显示您的Outlook内容。例如，如果您为项目创建了一个类别，并为其指定了特定的颜色(比方说紫色)，则可以使用该类别为每个相关项添加标签。无需阅读任何内容，您就会知道每个紫色电子邮件、日历事件、任务、笔记或联系人都与该项目相关联。Outlook移动应用程序尚未提供分类功能，因此您必须在客户端或Web应用程序中进行分类。
在对邮件进行分类时，您可以通过选择所有电子邮件(使用Ctrl+A键盘快捷键)，然后选择您选择的一个或多个类别，来对单个文件夹中的所有内容进行分类。您甚至可以更改存档文件夹视图，使其按类别对邮件进行分组，这将模拟文件夹结构。然后，您将获得标记的好处和文件夹视图的好处。
在Gmail中添加标签
在Gmail中，标签被称为“标签”，它可以在网络和移动应用中使用。就像在Outlook中一样，你可以创建任意多的标签(某种程度上--有5000个标签的限制，谷歌说在此之后你可能会遇到性能问题，但很少有人会遇到问题)，并为它们分配颜色。您还可以创建过滤器，根据您需要的任何条件自动为电子邮件添加标签。
标签已经成为Gmail体验中直观和不可或缺的一部分，主要是因为你不能添加文件夹。所以，贴上标签，看着你的邮箱变得完全不同，变得更好。
Apple Mail中的萎靡不振
在Apple Mail中，标记称为“标记”。与Outlook不同，你被限制在现有的七个旗帜上，所以无法摆脱它：苹果在这方面做得不是很好。然而，在他们的辩护中，他们确实大力推动智能文件夹。虽然这些不像标签那么简单或快速，但是你可以使用一个系统来对你的电子邮件进行分组。我们已经介绍了智能文件夹，我们知道它们是有效的，但是在我们这里介绍的三个电子邮件应用程序中，Apple Mail是最不适合单一存档方法的。
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让我们开始搜索吧
无论您使用的是电子邮件客户端(如Microsoft Outlook或Apple Mail)、Web界面(如Gmail或Yahoo！邮件)，或者手机上的邮件应用程序，搜索就是您的朋友。大多数情况下，一个名字或标签(或两者的组合)就足以找到您要查找的内容。例如，你可以搜索“Joe BBQ”，找到乔发来的关于他下周烧烤的电子邮件，或者搜索“Project Alpha”，找到所有标有“Project Alpha”的电子邮件。但是，有很多先进而简单的搜索技术可以帮助你找到那些被埋在相似结果堆中更深的地方的电子邮件。
使用Outlook搜索
Outlook的搜索功能过去有点粗略，但那些日子已经一去不复返了。现在，在Outlook客户端、Web界面或移动应用程序中进行搜索是非常快速和准确的。不过，客户端包含功能最强大的搜索工具，因此，如果您有一个特别精细或复杂的搜索查询，那么它就是您要去的地方。
搜索框位于主邮件窗格上方，并且始终可用。
我们之前已经介绍了如何将搜索位置从当前文件夹更改到Outlook的其他区域。您还可以通过右键单击收件箱中的邮件，选择“查找相关”，然后选择“此对话中的邮件”或“来自发件人的邮件”来快速查找与当前发件人相关的邮件。
Outlook将在对话中或来自发件人的任何以前的电子邮件中查找并显示它们。
如果定期执行相同的搜索，则可以创建自定义动态搜索文件夹，以便在每次打开它们时执行相同的搜索。它们对于查找具有特定关键字或特定属性(如大小、附件或类别)的新电子邮件特别有用。
要执行更复杂的搜索，可以使用“高级查找”选项。这位于搜索选项卡中，仅当您在搜索框中单击时才会显示该选项卡。在搜索选项卡中，单击搜索工具>高级查找。
这将打开“高级查找”面板，您可以在其中选择想要搜索的任意多个条件。
使用More Choices(更多选择)和Advanced(高级)选项卡可访问其他条件。高级查找选项非常大，使用了您几乎肯定不知道存在的属性。例如，下面是高级>所有邮件字段，您可以从中进行选择。
您可以使用高级查找从您的存档中检索任何电子邮件，而且执行此操作的速度相当快，即使是复杂的查询也是如此。
请注意，如果您使用的是Microsoft电子邮件帐户，默认情况下，Outlook仅同步最近12个月的邮件，但如果需要，您可以将其更改为包括您的所有电子邮件。
使用Gmail搜索
不出所料，Gmail的搜索在网络界面和移动应用中都是快速而准确的。您可以搜索大量的关键字，比如“from”、“to”、“newer_than”、“old_than”、“label”等等。Web界面提供了一个下拉过滤器，而不是要求您记住所有这些内容，我们之前已经详细介绍过了。
在移动端，你可以用同样的方式在搜索框中输入你的搜索词，但是，在写这篇文章的时候，过滤器下拉菜单还不可用。如果您需要在旅途中进行高级搜索，您仍然可以访问gmail.com并在那里打开您的邮件。有一份完整的Gmail搜索运营商名单，所有这些运营商都可以在网络界面和移动应用程序中使用。如果你能掌握这些，你很快就会成为Gmail的老板。
使用Apple Mail搜索
Apple Mail没有Outlook那样的高级查找功能，但它有一个显著的优势--你可以使用Spotlight搜索电子邮件。如果你是Spotlight用户(你应该是)，你可以直接从那里搜索邮件。您还可以设置智能邮箱，这有点像Outlook的动态搜索文件夹。
在标记和搜索之间，你应该能够在任何邮件应用程序中相当快地找到大多数邮件。Outlook的标签可能是最有效的，因为它涵盖了任何项目，而不仅仅是邮件，而且Gmail的搜索是首屈一指的。Apple Mail不一定能与这两种邮件中的任何一种竞争，但虽然它的标签不是很好，但搜索和自动过滤相当不错。
为您选择合适的邮件应用程序，开始组织吧！