您可能有一些经常在Word文档中键入的文本，如地址。您可以将此常用文本放入一个Word文档中并在其他文档中引用它，而不是每次需要时都重新键入此文本-如果您更改它，它甚至会在您的所有文档中自动更新。

假设你想把你的地址放在文档的页脚，但是地址会经常改变。您可以将地址存储在单独的通用Word文档中，并使用报表中的字段从通用文档中提取文本，并在文本更改时进行更新。我们将向您演示如何做到这一点。

首先，创建一个新的Word文档，该文档将用作要插入到其他Word文档中的地址的存储库。将其保存在其他文档可以访问的位置。例如，不要将其保存在您并不总是有权访问的网络驱动器上。

我们将使用书签来引用我们共同文档中的地址。键入要插入到其他文档中的文本字符串(在本例中为地址)。通过突出显示名称并转到Insert>Bookmark并为其指定名称(如“Address”)来创建书签。有关创建书签的信息，请参阅我们的Word书签指南。

请注意，书签名称不能包含任何空格。我们建议将书签的名称放在公共信息文件中每个项目的上方，这样您就可以轻松地知道要使用哪个名称来表示哪个项目。如果您计划在此通用文档中包含大量可重用项目，这将特别有用。在我们的示例中，我们将地址添加到公共信息文档，并将书签名称“Address”放在项目上方。

将项目添加到公共文档后，即可保存并关闭。打开要在其中插入地址的文档，并将光标放置在要放置该文本的位置。对于我们的示例，我们将添加一个页脚并在那里插入地址。

我们将使用INCLUDETEXT字段代码来引用我们在公共文档中创建的书签。要执行此操作，请按“Ctrl+F9”插入域代码的方括号。

注意：您不能只在域代码两边键入普通括号。必须使用“Ctrl+F9”插入正确类型的括号。

光标会自动放置在括号之间。在方括号中键入以下文本，将“<path to file>”替换为包含要插入的名称的常用词的绝对完整路径。将“<bookmark name>”替换为您在公共文档中分配给项目的书签名称。

注意：请勿在字段代码中输入方括号。

例如，我们在字段代码括号中键入了以下内容：

注意：您必须在路径中使用双反斜杠，就像我们做的那样。此外，在字段中键入上述代码时，请确保使用直引号，而不是智能引号。

要从通用文档中获取地址并将其插入到您刚刚输入的域代码中，请右键单击域代码，然后从弹出菜单中选择“更新域”。

该地址将显示在文档中。如果您打开了“显示书签”选项，地址周围仍会显示括号。同样，请参阅我们关于书签的文章以了解如何关闭此选项。此外，字段代码可能带有阴影。但是，您也可以将其关闭。

如果要更改域代码，可以再次显示代码，而不是显示结果。要执行此操作，请右键单击结果项，然后从弹出菜单中选择“切换字段代码”。您在字段代码中键入的文本将再次显示，您可以对其进行编辑。只需更新字段以显示新结果。

一旦创建了通用文档，您就可以使用它来存储经常键入到Word文档中的其他项目。只需在Word文档中为要从公共文档自动插入的每条信息使用单独的INCLUDETEXT字段即可。