跟踪对文档所做的更改

既然您已经在第1课中为您的文档设置了模板，并且您的文档的初稿已经写好了，现在是编辑时间了。如果文档由多个人协作，则可以使用Word中的“跟踪更改”功能来了解所做的更改以及这些更改的发起人。

当您在打开“修订”的情况下更改文档时，您对文档所做的每个更改都会显示为彩色标记，每个审阅者都会被分配不同的颜色。

删除的文本不会消失-它会被划掉，而添加的文本会显示下划线。这允许您在将文档中的所有更改变为永久更改之前查看这些更改，并选择接受或拒绝每个更改。我们将在本课后面部分向您展示如何接受和拒绝更改。

在本课中，我们将向您展示如何打开“跟踪更改”功能并使用不同的视图。要确保其他审阅者跟踪他们的更改，您可以锁定“跟踪更改”功能。一旦进行了所有更改，就必须对每项更改进行审查。我们将向您展示如何接受和拒绝更改。使用许多可用的选项自定义“跟踪更改”功能。

启用跟踪更改

要打开“修订”，请单击“审阅”选项卡，然后单击“修订”。

当“跟踪更改”处于打开状态时，该按钮以蓝色背景显示。

现在，您对文档所做的任何更改都将显示为彩色标记。

更改标记视图并隐藏跟踪的更改

当您打开“跟踪更改”时，有不同的方式查看标记。“all markup”视图显示文档中的所有实际修订，如上所示。这是打开“修订”时打开的文档的默认视图。但是，如果文档中有很多修订，阅读时可能会与显示的所有修订混淆。

要提高文档的可读性，您可以使用“简单标记”视图，它隐藏了复杂的标记。请注意，每个更改都由文本左侧的竖线标记。单击此栏可从“所有标记”视图切换到“简单标记”视图。

注意：切换标记视图会影响文档中所有跟踪的更改，而不仅仅是您单击竖线的更改。

“简单标记”视图隐藏文本中跟踪的更改，并将注释(在第3课中讨论)折叠为小气球，指示跟踪更改的竖条显示为红色。再次单击该条以切换到“all markup”视图，并查看所有内联跟踪的更改。

您还可以使用“审阅”选项卡的“跟踪”部分中的“显示以供审阅”下拉菜单更改标记视图。

除了“简单标记”和“所有标记”视图之外，您还可以选择“无标记”来查看文档的最终版本，就好像所有跟踪的更改都已被接受一样(我们将在本课后面讨论接受和拒绝更改)，或者选择“原始”来查看文档的原始版本。“无标记”和“原始”选项都隐藏了内联标记。

注意：打印已标记更改的文档时，“无标记”和“原始”选项也会有所帮助。如果隐藏跟踪的更改，它们将不会打印。

在引出序号中显示修订，而不是以内联方式显示修订

默认情况下，大多数修订以内联方式显示，文本本身被标记。但是，您可以选择在引出序号中显示修订，这会将大多数修订移到右边距。这可以使文档更易于阅读，并且引出序号提供有关某些标记的更详细信息。

要在气球中显示修订，请单击“审阅”选项卡，然后单击“跟踪”部分中的“显示标记”。从下拉菜单中选择“气球”，然后选择“在气球中显示修订”。

大多数修订显示在右边距的“标记区域”中。但是，任何添加的文本仍以内联方式显示。

若要再次查看内联标记，请再次从“显示标记”下拉菜单中选择“引出序号”，然后选择“以内联方式显示所有修订”或“仅在引出序号中显示注释和格式”。

注意：隐藏跟踪的更改不会删除它们。在分发最终文档之前，您必须接受或拒绝每项更改以将其完全删除。我们将在本课稍后讨论接受和拒绝更改。

保持跟踪更改处于锁定状态

要确保文档的所有审阅者都使用“修订”功能来标记其更改，您可以锁定“修订”功能。这并不意味着你不一定不信任你的同事，但任何人都可能错误地点击按钮。

要锁定跟踪更改功能，请单击“审阅”选项卡的“跟踪”部分中的“跟踪更改”按钮的下半部分，然后从下拉菜单中选择“锁定跟踪”。

此时将显示“锁定跟踪”对话框。输入密码两次，然后单击“确定”。

注意：请务必记住此密码，因为如果没有此密码，您将无法关闭跟踪更改功能，并且在锁定跟踪更改时，您无法接受或拒绝更改。

现在，当您单击“Track Changes”按钮的下半部分时，该选项将灰显。请注意，“Track Changes”按钮不再是蓝色的。

要解锁修订功能，请再次从“修订”下拉菜单中选择“锁定修订”。

输入密码并单击“确定”。

“Track Changes”选项再次可用，“Track Changes”按钮再次变为蓝色。

接受和拒绝更改

从文档中删除跟踪的更改的唯一方法是接受或拒绝它们。使用前面讨论的“No markup”视图选项可以帮助您查看最终文档的外观，但跟踪的更改只是暂时隐藏。更改不会被删除，下次有人打开文档时它们将再次显示。正如我们前面提到的，“所有标记”是打开具有跟踪更改的文档时的默认视图。要永久删除跟踪的更改，您必须接受或拒绝它们。

要接受跟踪的更改并自动移动到下一个更改，请单击“审阅”选项卡的“更改”部分中的“接受”按钮的顶部。

更改将合并到文档中，删除标记，并突出显示下一个更改。

通过单击“Accept”按钮底部以访问下拉菜单，可以使用接受更改的其他选项。例如，如果您想接受一项更改，但不想移动到下一项更改，请从下拉菜单中选择“接受此更改”。您还可以选择“接受所有更改”以自动接受文档中所有跟踪的更改，或选择“接受所有更改并停止跟踪”以接受所有更改，然后关闭“跟踪更改”功能。

请注意，“接受并移动到下一个”选项是第一个可用的选项。当您单击“Accept”按钮的顶部时，这是默认选项。

要拒绝更改并将文本恢复到更改前的状态，请将光标放在更改的文本上，然后使用“拒绝”按钮。“拒绝”按钮与“接受”按钮的工作方式相同，下拉菜单上的选项也相同。

要在不接受或拒绝更改的情况下浏览文档中的更改，请使用“上一步”和“下一步”按钮。

如果“Accept”和“Reject”按钮呈灰色显示，则文档的“Track Changes”功能被锁定或已被锁定以进行编辑(将在第4课中讨论)。

接受更改，只需单击一次即可转到下一个更改

要接受更改并移动到下一个更改，您只需单击“接受”按钮。但是，要接受更改而不移动到下一个更改，您需要单击“Accept”按钮的底部，然后从下拉菜单中选择“Accept this change”。通过将命令添加到快速访问工具栏，也可以使此选项成为一键式过程。为此，请单击“审阅”选项卡的“更改”部分中的“接受”按钮的底部，然后右键单击“接受此更改”选项。然后，从弹出菜单中选择“添加到快速访问工具栏”。