除非你过着没有责任的生活，否则太阳很可能会在你的日程表上升起并落下。如果你不知道每天都在做什么，你会很快发现自己迷失在错过约会和突击会议的迷宫中。

让我们来谈谈Outlook的日历，因为在电子邮件之外(有时可能更是如此)，组织和高效依赖于管理事件和完成任务的能力。Outlook非常沉着地做了一件事，也许比大多数其他应用程序做得更好，那就是日历。在创建、修改和共享事件方面，Outlook的日历功能是首屈一指的。

这篇文章将主要集中在简单的东西上。我们将向您展示如何创建和管理日历、添加约会、会议，以及如何与通讯簿中的其他人共享它们以便于协作。完成后，我们将向您展示，除了使用Outlook提供电子邮件或联系人和通讯簿等基本功能之外，您还可以将日历融入您的繁忙生活中，并改善您的家庭或小型办公室。

日历基础知识

无论何时使用Outlook，您都可以随心所欲地使用它的日历功能。即使您没有设置电子邮件帐户，您仍然可以使用Outlook的其余功能。不过，如果您能够利用日历的协作功能，那么它的工作效果最好，因此使用电子邮件帐户可以确保您能够发送会议邀请和接收与会者通知。

无论如何，这是您的基本日常日历，即与您的默认Outlook配置文件相关联的默认日历。这是月视图，但您可以使用“排列”选项卡上的功能更改视图。

例如，下面是工作周视图(而不是整周视图)。它非常简单，带有天气(您可以将其设置为您所在的城镇)和一个搜索框。如果你有任何会议或约会，你会在这里看到它们，你可以跳到前一周或下一周，方法是分别单击日历边缘的“上一次约会”或“下一次约会”按钮。

让我们继续前进，关注如何更改日历的安排，以更好地满足您的特定或特定需求。

展示你的日历肌肉

您可以做相当多的工作来更改日历的安排和外观。如果您查看下面的“查看”选项卡，您会看到一系列样式，您可以将其用于适合您组织需要的日历。

看看下面的日历。我们对它的外观做了一些小改动。首先，你可以改变颜色，这是一种微妙但很好的触感。

视图选项卡允许您添加其他几个视图来突出您所处的模式。例如，有一个待办事项栏，允许您将日历、人员和任务添加到右栏(请参见上文)。此待办事项栏可根据您所处的模式进行自定义，因此即使您启用了任务和日历(如上面的屏幕截图所示)，如果您切换到收件箱，您也需要重新启用待办事项栏。

最好在每种模式下使用View选项卡，因为它们不会完全相同。例如，阅读窗格在日历视图中用处不大，但它绝对是对您的收件箱的一个很好的补充。

同样，签出启用了Daily Task View的日程表视图。你可以在这里看到你的日程表，下面有你应该完成的任务。

我们将在下一篇文章中更多地讨论任务，但现在让我们重点介绍您可能想知道的有关约会和会议的所有内容。

添加约会和会议

让我们看看如何安排约会和会议。在下面的例子中，我们正在组织一个披萨派对。当然，主题是约会的性质，虽然披萨派对不一定是“约会”，但你明白了。然后，您可以添加其他细节，例如披萨派对在哪里举行，以及开始和结束时间。

有很多空间(技术上没有限制)可以为活动添加注释、说明或说明。当然，如果你没有其他人参加，那就不算什么聚会了。所以我们需要邀请一些人来参加。一旦你邀请了别人，就不再被认为是预约了。相反，Outlook会将其更改为会议。在下面的屏幕截图中，我们看到我们的新约会变成了会议。

您可以手动键入姓名，或单击“收件人”按钮从地址簿中添加与会者。如果您尚未设置通讯簿，我们无法告诉您如何添加和管理联系人，以及从其他来源(如Gmail)导入联系人。

您可以直接切入主题，只需从功能区的主页选项卡中单击“新建会议”即可。当您邀请与会者时，您可以选择请求进一步的回复选项。

如果你要求回复(而不是简单地把单词放出来就这样)，那么被邀请者将有机会回复。请注意，这与Microsoft产品(如Outlook.com电子邮件帐户)配合使用效果非常好，您可以在邮件中直接获得回复选项。

在Gmail中，你可以按照几乎相同的方式接受邀请。无论您如何回应，它都会被发送到活动组织者，并自动添加到他们的Outlook中。

既然我们已经清楚了约会和会议，我们将继续修改和取消它们，因为改变是不可避免的，有时我们最好的计划会落空。

修改或取消会议并跟踪回复

出了点事，我们需要把披萨派对改到周六晚上。这对我们来说没有问题，但是我们的与会者怎么办？嗯，他们的计划完全取决于他们，但Outlook至少让他们很容易地提醒他们注意变化。

若要修改会议并通知与会者，请首先从Outlook日历中打开事件，然后进行所需的更改。在这种情况下，我们只是把会议推迟一天。请注意，您可以单击“Send Update”(发送更新)，您的被邀请者将根据更改进行更新。

此时，如果任何与会者之前接受了您的邀请，他们将需要重新接受邀请。

现在可能是展示如何跟踪会议进度的好时机。单击“跟踪”按钮，从这里您可以看到您的会议进度。目前，只有一位受邀者接受了邀请，所以这个周六可能不太合适。

哎呀，又出了点事，我们需要取消会议。只需单击“取消会议”按钮即可。您的邀请现在将更改，您将获得一个“发送取消”按钮来单击并发送坏消息。

就这么简单，您以前的被邀请者将收到一封更新的电子邮件，并且该活动将从您的Outlook日历中删除。

事件

输入并保存您的约会转换会议后，您将在日历上看到它。当您将鼠标悬停在它上面时，您将看到相关的详细信息。在这一点上，如果一切都很好，你可以离开它，继续做其他事情。

但是，如果您想要更改或删除它，可以通过双击它或使用功能区上的相应操作(这里是“打开”按钮)将其打开。

也可以从单击鼠标右键关联菜单访问许多相同的功能区控件。

当您的会议或约会处于打开状态时，请注意“选项”选项卡，它允许您进行一些更改，例如更改状态(忙、暂定、外出等)、设置提醒、更改时区，最后将事件设置为周期性事件。

重复发生的事件很常见，比如每周一次的会议或季度收益活动，或者只是和朋友共进午餐，所以知道如何设置它们是很好的。正如您从屏幕截图中看到的，这应该很容易解决。您可以设置约会的时间、模式，当然还可以设置重复发生的范围或时间。

您可以在下图中看到，我们为每周一下午1点设置了一个重复性活动，该活动将无限期地持续下去。

重要的是要记住，虽然会议和约会确实有几个关键差异，但它们的外观和修改方式仍然相同，因此您看到的所有约会选项对于会议都是相同的。

将文件或文档附加到日历项目

让我们假设你已经预约了，比如带你的宠物去看兽医，或者换机油，不管是哪种情况，你都有一份文件或图片要贴在上面，这样你就不会忘记。

在下面的例子中，我们终于换油了，我们有优惠券。你可以把优惠券打印出来，事先试着记住它，或者你也可以简单地把它贴在约会上，这样当Outlook提醒你时，优惠券就在那里，这样你就可以在考虑它的时候打印它。

为此，您需要单击“附加文件”，然后浏览到保存该文件的位置。您可以按原样插入文件，将其内联粘贴为文本，或将文件的位置作为超链接插入。在本例中，我们只按原样附加PDF。

当然，如果您需要为商务会议共享文档，向学生发送学习材料，或者每当实际情况需要补充信息时，这将是一个非常有用的功能。

管理和共享日历

管理日历可以让您完成两件事。您可以从各种来源打开日历，并且可以创建和保存日历组。

如果单击“打开日历”按钮，您可以从多个来源(包括Internet)创建日历，也可以创建空白日历。创建空白日历的一个好处是您可以将工作和家庭生活分开。

在下面的屏幕截图中，您可以看到已经创建了几个日历，我们还创建了一个专门的工作小组。实际上，您可以将事件从一个日历拖到另一个日历；您可以看到，在我们选择要显示的两个日历中，每周例会的条目是如何进行的。

能够跨日历拖动事件意味着，如果您花了一些时间添加约会或会议，如果您后来决定它需要在不同的日历上，则不需要重新创建事件。

最后，您可以共享日历，这应该是不言而喻的，不过值得一提的是通过电子邮件发送日历的功能。我们在前一篇文章中简要介绍了这一点，但这只是实现这一点的另一种方式。在下面的屏幕截图中，您可以看到使用此选项时会发生什么。

您可以指定要共享的日历、日期范围(从一天到整个日历)、要共享的详细信息级别(简单可用性、有限和完整详细信息)，然后还有一些您可以使用的高级选项。

以这种方式共享意味着您可以快速、轻松、无缝地与其他Outlook用户传播您的日历信息，以及集成发送给您的日历。

日历选项

有相当多的日历选项可供选择(尽管不像电子邮件那样多)。这些选项中的大多数旨在配置日历，使其更有效地满足您的专业和个人需求。

例如，您可以更改工作时间和每周工作时间、添加假期、更改时区、设置默认颜色，甚至可以在华氏和摄氏度之间进行选择。用你的方式在你的空闲时间浏览它们，并尝试最适合你的。

Outlook中的日历功能是一流的，如果您在具有中央Exchange Server服务器的组织中工作，那么您很可能熟悉如何在共享日历、查看活动等方面进行协作。所有这些都可以在您自己的本地Outlook安装中无缝工作，从而增加功能和便利性。

在家里，在同一个程序中有这么多功能的日历是很好的。不需要从电子邮件应用程序切换到您的日历应用程序，只需点击几下鼠标按钮，您就可以安排活动并快速邀请参与者，等等。

但是，我们说得够多了。为什么我们现在还没有你的消息呢？让我们知道您的想法或在我们的论坛上提供您的意见。