我们每个人都有几大段文本需要定期打字，比如你的地址、长名字或短语，甚至是你经常使用的表格和图片。Word中的“自动图文集”功能允许您存储这些文本块，并通过几次击键快速插入它们，这样您就可以减少键入时间。
自动图文集功能长期以来一直是Office的一部分，但现在是添加到Office 2007中的Quick Parts的一部分。除了“自动图文集”词条之外，“快速部件”功能还允许您插入文档属性(如标题和作者)和域(如日期和页码)。快速部件和自动图文集词条也称为“构建基块”，Word附带许多预定义的构建基块。您还可以根据需要添加任意数量的自定义构建基块。
注意：我们以前写过如何引用Word中其他文档中的文本，以便您可以将可重复使用的内容插入到将自动更新的其他文档中。该文章中讨论的技巧类似于使用自动图文集词条。但是，一旦使用自动图文集词条插入内容，当您更改自动图文集词条时，该内容将不会自动更新。
市场上还有其他软件，比如Windows版的免费PhraseExpress，它可以在整个系统范围内执行类似的任务。这很棒，因为它可以在每个应用程序中使用，不仅仅是Word，但AutoText也有自己的一些优势-即，它比PhraseExpress有更多的格式选项(特别是特定于Word的选项)，而且无论Word在哪里都可以使用。因此，例如，如果您不允许在工作计算机上安装第三方程序，您仍然可以使用“自动图文集”。
相关：如何在Microsoft Word中引用其他文档中的文本
您只能将自动图文集词条存储在模板中，而不能存储在文档本身中。默认情况下，新的自动图文集词条存储在Normal.dotm模板中。这会限制自动图文集词条仅对您的计算机可用，除非您与其他计算机共享Normal.dotm模板。您可以将“自动图文集”词条添加到自定义模板，但这有一些限制，我们将在本文后面讨论这一点。
如何创建新的自动图文集词条
首先，创建一个新的Word文档并输入内容(文本、图像、表格等)。要添加为自动图文集词条的。然后，突出显示内容并单击“插入”选项卡。
相关：如何在Word中显示非打印字符
如果希望将自动图文集词条文本与词条中所有段落(包括最后一段)的段落格式一起存储，请确保所选内容中包含最后一段末尾的段落标记。段落标记存储段落的格式。如果您未选择段落末尾的段落标记，则当您插入该段落时，它将采用周围文本的段落样式。如果在每个段落末尾看不到段落标记，可以选择在选项中显示它们。应用于“自动图文集”内容的任何字符格式都会自动存储在“自动图文集”词条中。
在“文本”部分，单击“浏览快速部件”按钮，然后将鼠标移到下拉菜单上的“自动图文集”上。然后，从子菜单中选择“将所选内容保存到自动图文集”。
注意：您可能会注意到直接在“快速零件”菜单上提供的“将选择保存到快速零件库”选项。此选项将所选文本添加为“快速部件”词条，而不是“自动图文集”词条。“快速部件”和“自动图文集”词条都是构造块。您可以这样添加词条，但我们将讨论将其添加为自动图文集词条。
此时将显示“创建新的构建基块”对话框。在“名称”编辑框中输入“自动图文集”词条的名称。
我们建议您使“自动图文集”词条的名称足够不同，这样您只需键入名称的几个字符即可将每个词条插入到文档中。如果多个“自动图文集”词条的名称非常相似，则必须键入足够的名称，以便Word知道要插入哪个词条。
您还可以更改此条目的类别。“类别”下拉列表提供了一个“新建类别”选项，允许您将此“自动图文集”词条添加到自定义类别中。您还可以更改在其中创建条目的“Gallery”。
“选项”下拉列表允许您指定如何将条目插入到文档中。如果您要插入少量文本，如公司名称，请选择“仅插入内容”，它会在光标处以内联方式插入条目的内容。您还可以将内容作为其自己的段落或文档插入到其自己的页面上(非常适合创建标准封面)。
接受“Save In”下拉列表的默认设置。这会将“自动图文集”词条保存在“普通”模板中。
相关：当Word要保存对普通模板的更改时如何获得通知
设置好新的“自动图文集”词条后，请单击“确定”。
关闭打开的最后一个Word文档时，如果您打开了提示保存Normal.dotm模板的选项，则可能会显示以下对话框，询问您是否要保存对Normal.dotm模板所做的更改。要将自动图文集词条保存在“Normal.dotm”模板中，请单击“保存”。
如何将自动图文集词条插入文档
现在我们已经创建了一个新的“自动图文集”词条，让我们将其插入到文档中。创建新的Word文档或打开现有文档。再次单击“插入”选项卡，然后将鼠标移到下拉菜单上的“自动图文集”上。您会注意到，您添加的自动图文集词条可以直接在“自动图文集”子菜单上找到。选择它可在该条目中插入内容。
您还可以通过开始键入自动图文集词条的名称来插入自动图文集词条。将显示一个小弹出窗口，其中包含匹配的“自动图文集”词条的名称和说明，告诉您按“Enter”键插入。按“Enter”将整个“自动图文集”词条插入到您的文档中。您也可以按“F3”。
将插入“自动图文集”词条的内容，并带有原始换行符和格式。
要使插入“自动图文集”词条更快、更容易，您可以将“自动图文集”按钮添加到快速访问工具栏。
如何打开“显示自动完成建议”
如果在键入“自动图文集”词条名称时没有看到自动完成建议，则可能需要打开“显示自动完成建议”选项。
要打开“显示自动完成建议”，请打开现有的Word文档或创建一个新文档，然后单击“文件”选项卡。
在后台屏幕上，单击左侧选项列表中的“选项”。
在“Word选项”对话框左侧的项目列表中单击“高级”。
在“编辑选项”部分中，单击“显示自动完成建议”复选框，以便复选框中有一个复选标记。
现在，您可以在键入自动图文集词条的部分名称后按“Enter”键插入该词条。
如何编辑现有自动图文集词条的内容
假设您搬到了新家，并且需要更改“自动图文集”词条中的地址。这很容易做到。只需在新的Word文档中键入您想要的条目，选择它，然后访问“自动图文集”子菜单，就像我们前面讨论的那样。在任何现有自动图文集词条下方的子菜单上选择“将所选内容保存到自动图文集图片库”选项。
在“名称”编辑框中输入与现有“自动图文集”词条相同的名称，然后单击“确定”。
此时将显示确认对话框。单击“是”用新的“自动图文集”词条替换以前的“自动图文集”词条。
现在，您可以像以前一样将更新后的自动图文集词条插入到任何新的或现有的Word文档中。
注意：请记住，更改自动图文集词条不会更改已插入该词条的任何现有文档中该词条的内容。自动图文集词条的修订内容仅在更改后随时插入词条时使用。
如何编辑现有自动图文集词条的属性
除了编辑自动图文集词条的内容外，您还可以更改词条的属性，如存储该词条的模板、类别等。
要执行此操作，请创建新的Word文档或打开现有文档。单击“插入”选项卡，然后单击“文本”部分中的“浏览快速部件”按钮。在下拉菜单中选择“构建块管理器”。
此时将显示“构建块管理器”对话框。将显示所有“构建块”的列表，显示每个构建块的“名称”以及它们所在的“库”、“类别”和“模板”。它们是按照“画廊”的字母顺序排列的。我们的新“地址”条目列在顶部，因为它在“自动图文集”库中。单击该条目将其选中。该条目的预览将显示在对话框的右侧。
选择“地址”条目后，单击“构建基块”列表下面的“编辑属性”。
显示的对话框与您创建自动图文集词条时显示的对话框相同；但是，现在它被称为“修改构建基块”。我们将把“选项”更改为“在它自己的段落中插入内容，这样地址总是从单独的一行开始插入，即使光标在另一行的末尾也是如此。”完成更改后，请单击“确定”。
此时将再次显示确认对话框，确认您要用修订后的自动图文集词条替换自动图文集词条。单击“是”。
如何删除自动图文集词条
如果您发现不再需要“自动图文集”词条，可以将其从构造块集合中删除。若要删除自动图文集词条，请打开“构建块管理器”对话框，如上一节所述。选择要删除的“自动图文集”词条，然后单击“构建基块”列表下面的“删除”。
此时将显示一个确认对话框，询问您是否确实要删除选定的构建基块，在本例中为自动图文集词条。单击“是”删除该条目。*您将返回到“构建块管理器”对话框。单击“关闭”将其关闭并返回到您的文档。
在使用自定义模板时，自动图文似乎有一个怪癖。我们测试了如何将自动图文集词条添加到自定义模板，但当我们基于该模板创建新文档时，自动图文集词条不可用。但是，当我们基于普通模板创建新文档，然后将自定义模板附加到该文档时，自动图文集词条可用。因此，如果要将“自动图文集”词条保存在您自己的自定义模板中，请确保在创建文档后将模板附加到文档，否则您的“自动图文集”词条将不可用。如果您有不同的发现，请在评论中告诉我们。
旧版本的Word(2003及更早版本)允许您将自动图文集词条从一个模板复制到另一个模板。但是，从Word 2007开始，该功能已被删除。