Microsoft Outlook允许您创建可以在Outlook中显示或直接显示在桌面上的电子便签，让您可以将所有真正的便签从您的办公桌上移走。
在我们开始之前，让我们花一点时间来记住，把密码写在便利贴上，无论是电子的还是其他的，都是非常糟糕的。多年来，我们已经写了大量关于密码安全的文章，所以请花点时间选择一个密码管理器并使用它。总有一天你会感谢我们的。
相关：为什么应该使用密码管理器，以及如何入门
创建新便笺
要做的第一件事是在Outlook中打开“便笺”选项。为此，请转到Outlook的左下角，单击导航选项中的三个点，然后单击“便笺”。
将打开“备注”选项，您可以在其中添加、编辑和删除备注。
要创建新便笺，请单击“新建便笺”。这将创建具有默认大小和颜色的新便笺。
使用便笺
Outlook的Notes看起来很简单，但它们将许多功能打包到一个小方块中。你的便条上有六个不同的区域。
1.备注本身，您可以在其中键入文本。 2.备注菜单，包含您可以在备注上执行的各种选项。 3.“移动手柄”，您可以单击它并使用它在屏幕上拖动笔记。 4.关闭便笺的关闭选项。 5.可单击并拖动以调整备注大小的“调整大小手柄”。 6.上次修改附注的日期和时间。
您不会看到的一件事是保存选项。当您单击关闭选项，或者甚至单击离开便笺转到其他地方时，便笺会自动为您保存，并且没有版本控制(就像物理便利贴一样)。
便笺的第一行将成为文件名(即使第一行为空)，因此，如果要重命名便笺，则需要重写其中的第一行文本。
组织您的笔记
您可以利用笔记的第一行成为文件名这一事实，通过将第一个单词作为您需要执行的操作(例如，“待办事项”、“呼叫”、“提醒”等)来帮助您组织笔记。默认情况下，您的笔记显示在“图标”视图中。
这将根据笔记的修改日期对笔记进行排序，并将最近修改(或创建)的笔记放在最前面。如果您切换到Notes list视图，您可以更清楚地看到这一点。
要改为按操作类型组织笔记，您可以通过转到查看>查看设置按主题对笔记进行排序。
我们以前已经介绍过更改您的视图设置，因此我们不会在这里详细介绍，但是如果您已经对您的邮件文件夹执行过此操作，您就会知道这非常容易。一旦您将视图更改为按主题排序，您的不同操作将更容易看到。
按颜色对便笺进行分类
您还可以通过更改类别来更改便笺的颜色。这可以通过以下三种方式之一完成：
1.在附注窗口中选择附注，然后单击主页>分类选项。
2.在附注窗口中右键单击附注，然后从上下文菜单中选择“分类”。
3.单击打开便笺左上角的菜单，然后从菜单中选择“分类”。
选择您希望便笺为的颜色。如果您在此之前没有使用过类别，您将看到一个重命名类别和更改颜色的选项。
一旦您选择了类别，整个便笺将与您选择的颜色相匹配，并且图标将在“便笺”窗口中更改颜色。
这是一种跟踪不同类型笔记的简单方法，因为您不必阅读或排序笔记来了解每个笔记是什么。
将便笺添加到桌面
好的，这包括你的笔记的设置和分类。让我们看看如何将它们添加到您的桌面。好消息是，这就像打开便条然后最小化Outlook一样简单。打开的笔记可以拖来拖去，放在桌面上的任何位置。
关闭Outlook后，便笺也将关闭，这是合理的，但并不理想。但是，当您从Outlook中再次单独打开它们时，它会在您离开它们的相同位置打开它们，因此，一旦您仔细安排它们，它们将留在相同的位置。如果您是那种除非重新启动计算机否则从不关闭Outlook的人，这无论如何都不会有太大问题。
如果您希望打开便笺而不打开Outlook，则可以将便笺保存在Outlook外部，然后在不打开主Outlook应用程序的情况下打开它们。要执行此操作，请单击备注的菜单选项，然后选择“另存为”。
将打开一个标准的Windows对话框，让您选择要保存的位置。我们将选择桌面。
当您打开保存的邮件时，便笺将在您离开的位置完全打开，而不会打开Outlook应用程序。(从技术上讲，Outlook应用程序是在后台打开的，但您看不到它，也不会收到通知。)。因为它是Outlook中笔记的副本，而不是原始笔记，所以更改它不会更新Outlook，但如果您使用笔记进行视觉提醒，而不是实时记录待办事项，这也没问题。
给其他人发送便条
您还可以向其他人发送便条。如果他们安装了Outlook，他们将能够将其作为笔记打开并像您一样使用它们。要向某人发送便笺，请单击便笺的菜单选项，然后选择“转发”。
这将创建一封包含备注作为附件的电子邮件。
如果收件人在Gmail等邮件程序或Thunderbird等客户端中打开附加的便笺，它将被视为纯文本电子邮件，但如果他们在Outlook中打开，它将被视为便笺。这使得它在向办公室中使用Outlook的同事发送内容时特别有用，特别是在您的团队使用Notes的情况下。
笔记不是Outlook中最华丽或功能最丰富的部分，但如果你是便利贴的极客，它们是直截了当和有效的。而且你永远不用担心它们会被清洁工拿掉，粘性用完并脱落，或者让任何路过的人都能看到信息。