如何使用条件格式在Excel中突出显示行

条件格式允许您根据单元格的内容设置Excel电子表格中单元格的格式。例如,当单元格包含的数字小于100时,可能会使该单元格变为红色。还可以使用条件格式突出显示整行?

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如果您以前从未使用过条件格式,则可能需要考虑在Excel2007中使用条件单元格格式。这是针对早期版本的Excel,但界面实际上并没有太大变化。该指南介绍了如何根据内容设置特定单元格的格式。例如,假设您使用电子表格来跟踪员工的工作时间。您可以使用条件格式将员工在特定一天工作超过8小时的单元格涂成红色。

但是,如果您想要使用一个单元格的值来突出显示其他单元格,该怎么办呢?在本文使用的示例中,我们有一个小的电子表格,其中包含电影和关于这些电影的几个细节(为了保持简单)。我们将使用条件格式突出显示包含1980年前制作的电影的所有行。

第一步:创建表

显然,您首先需要的是一个包含数据的简单表。数据不必是纯文本的;您可以自由使用公式。此时,您的表格根本没有格式设置:

第二步:格式化表格

如果您愿意,现在是格式化表格的时候了。您可以使用Excel的“简单”格式设置工具,也可以采取更实际的方法,但最好只设置那些不受条件格式影响的部分的格式。在我们的示例中,我们可以安全地设置表的边框,并设置标题行的格式。

第三步:创建条件格式规则

现在我们来吃肉和土豆。正如我们在开始时所说的,如果你以前从未使用过条件格式,你可能应该看看我们之前关于这个主题的入门读物,一旦你记下了,就回来这里。如果您已经稍微熟悉了条件格式(或者只是喜欢冒险),那么让我们继续前进。

选择第一行中要设置格式的第一个单元格,单击“主页”选项卡“样式”部分中的“条件格式”按钮,然后从下拉菜单中选择“管理规则”。

在“条件格式规则管理器”窗口中,单击“新建规则”按钮。

在“新建格式化规则”窗口中,选择“使用公式确定要格式化的单元格”选项。这是最棘手的部分。要应用规则,您的公式的计算结果必须为“True”,并且必须足够灵活,以便以后可以在整个表中使用它。这里,我们使用公式:

=$D4<1980

公式中的=$D4部分表示我要检查的单元格的地址。d是列(带有电影上映日期),4是我的当前行。注意D前面的美元符号。如果不包括此符号,则在将条件格式应用于下一个单元格时,它将检查E5。相反,您需要指定一个“固定”列($D)和一个“灵活”行(4),因为您将在多个行中应用此公式。

公式中<1980的部分是必须满足的条件。在本例中,我们要满足一个简单的条件-发布日期列中的数字应该小于1980。当然,如果需要,您可以使用复杂得多的公式。

因此,在英语中,只要当前行中列D中的单元格的值小于1980,我们的公式就为真。

接下来,您将定义公式为真时发生的格式设置。在同一“新建格式化规则”窗口中,单击“格式化”按钮。

在“设置单元格格式”窗口中,浏览选项卡并调整设置,直到得到您想要的外观。在我们的示例中,我们只需将“Fill”选项卡上的填充颜色更改为绿色。应用完格式后,请单击“确定”按钮。

回到“New Formatting Rule”窗口,您现在可以看到单元格的预览。如果你对一切都很满意,点击“确定”按钮。

您现在应该返回到“条件格式规则管理器”窗口。稍微移动窗口,直到您可以看到它后面的电子表格,然后单击“应用”按钮。如果选定单元格的格式发生更改,则意味着您的公式是正确的。如果格式没有更改,您需要后退几步并调整公式,直到它起作用。在这里,您可以看到我们的公式起作用了,我们选择的单元格现在用绿色填充。

现在您有了一个有效的公式,是时候将其应用于整个表了。正如您在上面看到的,目前格式设置仅应用于我们开始时使用的单元格。在“Conditional Formatting Rules Manager”窗口(应该仍处于打开状态)中,单击“Apply to”字段右侧的向上箭头。

“Conditional Formatting Rules Manager”(条件格式规则管理器)窗口会折叠,使您可以访问电子表格。拖动可在整个表格中调整当前选定内容的大小(标题除外)。

完成后,单击Address字段右侧的向下箭头返回完整的“Conditional Formatting Rules Manager”窗口。

请注意,“应用于”字段现在包含一系列单元格,而不仅仅是单个地址。再次单击“Apply”按钮,您应该会看到根据您的规则格式化的整个表格。在我们的示例中,您可以看到包含1980年前制作的电影的整行都用绿色填充。

就这样!。如果您有更复杂的需求,可以创建其他公式。当然,你可以让你的公式比我们在这里使用的简单例子复杂得多。您甚至可以在不同的电子表格之间使用条件格式,这样一个电子表格中的单元格或行的格式就会根据整个不同工作表中的数据而有所不同。使用我们介绍的技术,很快您就可以创建复杂的电子表格,其中包含从屏幕上弹出的数据。

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