我们建议使用俄亥俄州(只处理一次)对您的电子邮件进行分类。俄亥俄州的一个重要部分是将你需要保存的电子邮件存档-把它们从你的收件箱里拿出来！这就是为什么存档很重要，以及为什么你不应该为文件夹而烦恼的原因。
为什么你需要将你的电子邮件存档
简单回顾一下我们在俄亥俄州的文章：你的收件箱不是档案馆、垃圾箱、文件柜，也不是垃圾场。这是个收件箱！
当你的收件箱里有成百上千封电子邮件时，它们很快就会被淹没。眼不见，心不烦。要找到特定的电子邮件要困难得多，这会让你的邮件客户端工作得更慢(即使你通过Gmail这样的浏览器访问你的电子邮件)，而且如果你在手机上使用Outlook或Apple Mail，它可能会耗尽你的存储空间。
底线是：把你所有的电子邮件都放在收件箱里是没有意义的，而且有很多很好的理由不这样做。
考虑到这一点，您需要处理一封电子邮件(回复/转发它，将其变成一项任务，安排一个会议)，然后删除该电子邮件或将其存档。这是你应该怎么做的。
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你应该在哪里存档你的电子邮件
你的电子邮件应该放入存档文件夹。他们不应该进入几百个精心组织的文件夹中的一个；他们应该进入一个归档文件夹。
这是一个相当大胆的说法，所以需要一点理由。
首先，文件夹的层次结构需要时间来设置和维护，花在处理电子邮件上的时间会更好。其次，要决定一封电子邮件应该放到哪里，可能需要付出相当大的努力--你的同事发来的关于他们可能错过项目截止日期的电子邮件是否会进入该项目的文件夹中？那个人的文件夹？一个经验教训文件夹？-而且做决策既耗时又费力。最后，以后可能很难找到电子邮件，因为它们可能在几个文件夹中的任何一个文件夹中，而且每个文件夹都有数百封电子邮件。
单个存档使您可以轻松地将电子邮件从收件箱中移出，因为您不必使用任何思考或决策资源。您只需处理邮件并将其移动到您的档案中即可。这再简单不过了，当您试图控制无休止的电子邮件流时，您希望您的流程尽可能简单和容易。每一个困难或恼怒都会被放大，所以一封电子邮件的小烦恼或耗费的时间对数百封电子邮件来说就是巨大的烦恼和耗时。
对于一些人来说，这将是对文件夹结构折磨的一种可喜的解脱，但另一些人一想到要失去他们精心设计的、复杂的、逻辑的、美丽的文件夹结构，就需要对着纸袋呼吸。如果是你，那么不幸的是，这将是很难接受的。“我们认识到你的痛苦，即使我们确信单个归档的长期好处将超过改变你的系统带来的短期痛苦
如何批量存档您的电子邮件
似乎很明显，要存档你的电子邮件，你只需要把它们移到你的存档文件夹中，这一点你是对的。但是，如果你的收件箱里有成百上千封电子邮件，那么单独移动它们就会让人望而生畏。理想情况下，您需要找到一种方法来批量移动它们。
如果您使用的是Microsoft Outlook或Apple Mail等客户端，则很容易批量选择邮件。单击收件箱中的一封电子邮件，向下滚动，按住键盘上的Shift键，然后选择另一封电子邮件。第一封和第二封之间的所有电子邮件都将被选中。您可以将它们拖放到存档文件夹中，或使用存档按钮。与用来表示保存的软盘图标一样，还有一个标准的存档图标，它看起来像一个传统的纸板存档盒。这在Outlook和Apple Mail(客户端应用程序和移动应用程序)的存档按钮中都有。
如果您使用的是Outlook客户端，您还可以创建一个快速步骤操作，将所有选定的电子邮件标记为已读，并通过单击一个按钮(或键盘快捷键)将它们移动到存档文件夹。
如果你已经决定重新开始，那么你总是可以通过使用Ctrl+A键盘快捷键(在Mac上是Command+A)来选择收件箱中的所有电子邮件，并将它们存档。我们不能告诉您这样做是否正确，但您肯定很快就会收到一个空的收件箱。
在像Gmail这样的Web界面中，您可以通过单击页面顶部的复选框一次选择一个页面。
选择电子邮件后，单击存档以移动它们。
没有键盘快捷键可以选择Gmail收件箱中的所有电子邮件(虽然*+a会选择页面上的所有电子邮件)，但当您选择了页面上的所有电子邮件时，电子邮件上方会出现一个消息栏，让您可以选择收件箱中的所有电子邮件。
单击此链接可选择收件箱中的所有电子邮件。消息栏将更改为允许您取消选择。
您应该存档多少封电子邮件？
你想一次存档多少封电子邮件真的由你自己决定。正如我们以前说过的，空的收件箱往好了说是暂时的，往坏了说几乎是不可能的。您无法控制收件箱中的内容，因为任何拥有您地址的人都可以给您发送邮件。因此，即使你设法清空了收件箱，它也不会一直是空的。也就是说，这不是一个糟糕的目标，因为有一个空的收件箱，即使是很短的时间，也肯定会减轻你肩上的压力。但它不会一直空着，这就是为什么管理你的电子邮件是一个过程，而不是一个目标。当然，如果你不需要保存一封电子邮件，你不必将它存档，你可以删除它--这是一个节省空间的绝佳选择。
因此，与其把你所有的精力都集中在存档(或删除)收件箱里的每一封邮件上，不如把重点放在可以实现的目标上，这样可以减轻你的电子邮件压力。只有你知道什么可以减轻你的电子邮件压力，但示例目标是：
一天结束时没有留下高优先级邮件。 收件箱中的邮件不得超过两个工作日。 周末不会收到来自您的员工/经理/客户的邮件(视情况删除)
找出哪封电子邮件给你带来的压力最大。优先处理和存档(或删除)这些电子邮件。
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