在本课中，我们将重点介绍附件以及如何使用个性化签名来美化您的电子邮件。

我们将介绍如何最好地保护您的帐户数据，并在本地备份您的数据，这样即使您删除了您的帐户，也能始终保留这些数据，从而为您画上句号。

附着物

在Gmail中向电子邮件添加附件很容易。最棒的是，使用Gmail，您可以避免在忘记附加文件时发送后续电子邮件的尴尬。

注意：Gmail邮件的大小最高可达25兆字节(MB)。如果您需要在邮件中发送导致其大于25MB的附件，您可以改为从Google Drive插入文件。每封邮件允许的附件数没有限制，只要不超过25MB大小限制即可。

一种方法是单击“撰写”窗口底部的“附加文件”。

在“打开”对话框中选择要附加到邮件中的文件。通过选择多个文件，可以一次附加多个文件，方法与在Windows资源管理器中相同。单击“打开”以附加所选文件。

邮件底部会显示文件附件的进度。

现在，如果你忘了附上你的文件怎么办？Gmail不会让你忘记的。当你在邮件正文中写了某些短语时，Gmail会识别出来，在它发送邮件之前，会弹出一条提醒消息。

在发送邮件之前，单击“取消”并附加文件。

下列任何短语都将提示显示附件提醒。

请参阅附件。 请参阅附件。 请参阅所附的。 附加到此电子邮件。 我已附上。 我附上了。 我已经包括了。 我已经包括了。 附加文件

使用拖放来附加文件

您还可以将文件拖放到您正在撰写的邮件上以附加它们。只需将文件从资源管理器窗口拖到您正在撰写的邮件即可。

在Gmail Mobile中设置电子邮件签名

电子邮件签名允许您在每封外发电子邮件的底部自动包含几行联系信息(或任何其他信息)，使您可以轻松宣传您的企业或您自己。

Gmail允许您设置签名以包含在您撰写的邮件中。

要设置将自动附加到您在Gmail中撰写的任何电子邮件的签名，请单击设置齿轮按钮，然后从下拉菜单中选择“设置”。停留在“常规”选项卡上，向下滚动到“签名”部分，然后选择“无签名”下面的选项以打开该功能。

输入要用作签名的文本。如果您有徽标，您可以将其作为图像与文本一起插入或单独插入。您还可以将超链接添加到签名中的文本，方法是选择链接的文本并单击工具栏上的“链接”按钮。

注意：如果要将图像添加到签名中，则需要使用网络上公开提供的图像。例如，要使用贵公司的徽标，您可以在贵公司的网站上找到它，然后从那里复制URL。您需要Web URL才能在签名中包含图像。如果你想要使用的图片在网上还没有，你可以使用Bloger和Google这样的网站来创建一个简单的网站，并将你的图片上传到这个网站上。或者，您可以使用图像托管服务。

在“链接到”下，指定链接是指向“网址”还是指向“电子邮件地址”。在“此链接应转到哪个URL？”中输入URL或电子邮件地址。盒。如果要测试链接以确保其工作，请单击“测试此链接”。当您感到满意时，单击“确定”。

链接即会插入。当光标位于任何链接的文本上时，会显示其他选项。您可以“转到[The]”链接、更改“链接”或“删除”链接。要隐藏这些选项，请单击框右侧的“X”，或单击签名中的任何其他非链接文本。

Gmail会自动在您的签名上方插入两个破折号(-)，将签名与电子邮件正文分开，如下所示。

您可以选择省略破折号。要执行此操作，请选中“在回复中的引用文本之前插入此签名，并删除其前面的‘-’行”复选框。请注意，此选项还会在回复中的引号文本之前插入您的签名。

单击“保存更改”。

将签名插入新邮件后，您可以手动编辑或删除签名。

在Gmail Mobile中设置电子邮件签名

Gmail移动应用程序允许你设置一个在应用程序中使用的签名，该签名与你在浏览器中在Gmail中设置的签名是分开的。

我们将向您展示如何在Android手机上设置签名。要在Android手机的Gmail应用程序中添加签名，请单击手机的菜单按钮，然后从弹出菜单中选择“设置”。

在“设置”屏幕上，触摸您要为其设置签名的帐户的电子邮件地址。

触摸“设置”屏幕上的“签名”选项。

在“签名”弹出对话框中输入您的签名，然后触摸“确定”。

注意：您可以在签名中按“Enter”键将签名文本放在多行中，但您不能在Gmail应用程序中为签名中的文本添加超链接。

签名显示在“设置”屏幕上的“签名”选项下方。

按手机上的“后退”键两次返回您的收件箱。触摸“编写”按钮。

您定义的签名将自动添加到新电子邮件中。

设置多个签名

您只能在Gmail中添加一个签名。但是，在浏览器中有一种绕过此限制的方法。如果您需要在Gmail中使用多个签名，您可以使用Gmail实验室中的“录音回复”功能创建其他签名。

当我们讨论Gmail实验室的高级功能时，我们将在第10课中介绍此功能。

确保您的帐户和数据安全

在本课的剩余部分，我们希望稍微改变一下思路，将重点放在帐户安全和数据备份上。因为你生命中的大部分时间都会保存在(联系人、日历、任务等)中。对于你的Gmail账户，你必须知道如何保证它的安全，如果有必要的话，还要知道如何备份你的数据，以防你决定要删除你的账户。

使用Google帐户设置保护您的数据

您可以在“帐户”部分的“安全”部分更改密码、帐户恢复选项和通知。

要进入“帐户”屏幕，请单击“设置”齿轮按钮，然后从下拉列表中选择“设置”。单击“设置”屏幕顶部的“帐户”。

在“更改帐户设置”部分，您可以更改密码，更改密码恢复选项，以及访问其他“Google帐户设置”。

更改您的Gmail密码

每隔一段时间更改一下密码是个好主意，以防止未经授权访问你的在线账户，包括Gmail。如果您怀疑有人可能获得了访问您的Gmail帐户的权限，您应该立即更改您的密码。

要更改密码，请如上所述访问主“帐户”屏幕。在“更改帐户设置”部分，单击“更改密码”链接。

在“更改密码”屏幕上，输入您的“当前密码”，然后再次在“确认新密码”中输入“新密码”，然后单击“更改密码”接受更改。

如果您忘记了，请恢复或重置您的Gmail密码

如果你忘记了你的Gmail密码，有几种方法可以恢复或重置它。

访问“设置”屏幕上的“帐户”部分，如前所述。单击“更改帐户设置”中的“更改密码恢复选项”链接。

使用“帐户恢复选项”屏幕进一步保护您的Google帐户，并在您忘记密码时提供访问帐户的方法。

您可以提供一个“移动电话”号码来帮助保护您的帐户，一个“恢复电子邮件地址”允许Google就您帐户的更改与您联系，以及一个“备用电子邮件地址”，它提供另一个恢复电子邮件地址以及登录到您的Google帐户的另一种方法。

你也可以在联系谷歌时，给你的账户分配一个“安全问题”，以进一步确认这确实是你的账户。

对帐户恢复选项进行任何您想要的更改，完成后单击“保存”。

使用两步验证获得额外的安全层

“帐户”屏幕的“安全”部分还允许您对您的帐户进行两步验证，以便使用您的手机提供额外的安全保护。

简而言之，当您选择对您的Google帐户添加两步验证时，一旦输入您的密码，Google就会向您的手机发送一个数字代码。然后，通过在下一屏幕(即第二步)输入代码来验证您的身份。

有关设置此功能的详细信息，请参阅我们关于使用两步验证保护您的Google帐户的文章。

使用外部图像选项保护您的隐私

到目前为止，默认情况下，Gmail在电子邮件中显示图片之前总是会询问你。某些发件人可能会尝试使用图像向您的计算机或移动设备发送病毒或恶意软件，从而损害其安全性。

截至2013年12月，谷歌改变了Gmail处理电子邮件中图片的方式。在您的浏览器中，Gmail现在将自动在您的邮件中显示图像。这一变化将在“2014年初”推广到Android和iOS版的Gmail。

然而，Gmail消息将继续是安全的。通常，映像直接从原始外部主机服务器提供。然而，现在Gmail将通过谷歌自己的安全代理服务器提供所有图片。这将通过以下方式保护您：

发送者不能使用图像加载来获取您的IP地址或位置等信息。 发件人无法在您的浏览器中设置或读取Cookie。 Gmail会检查您的图像中是否有已知病毒或恶意软件。

Gmail将继续扫描每封邮件中的可疑内容，如果Gmail认为发件人或邮件可疑或可能有害，图像将不会显示，并会询问您是否想要查看图像。

因此，谷歌仍将负责通过Gmail接收到的图片的安全。根据谷歌的说法，“你的电子邮件现在将比以往更安全、更快捷、更漂亮。”

选择是否在设置中自动显示图像

如果您不想自动显示图像，您仍然可以选择按邮件显示图像。

请参阅我们关于How-to Geek的文章，了解有关此功能的更多信息，以及如何更改设置以便您可以决定分别显示每条消息的图像。

备份您的数据

你一直被教导备份数据是个好主意，比如文档、笔记等，电子邮件、日历数据和联系人也是如此。

现在，您可以在Gmail中从各种Google产品(如日历和联系人)中导出数据的副本，并且很快就可以导出Gmail消息的副本。

每项谷歌服务都以不同的格式存档。有关不同服务可用的每种格式的信息，请参阅谷歌的帮助页面。

要存档您的Google数据，请单击“设置”齿轮按钮，从下拉菜单中选择“设置”，然后单击“设置”屏幕上的“帐户”选项卡。

在“帐户”屏幕的“更改帐户设置”部分，单击“Google帐户设置”链接。

在“Accounts”屏幕上，单击“Account”下的“Download Your Data”。

在“Download a copy of your data”(下载数据副本)屏幕上，单击“Create an archive”(创建存档)。

下一个屏幕允许您选择要为其下载数据的Google产品。按照屏幕上的说明创建存档文件。

您也可以单击右上角的“我的档案”链接来访问您的档案并将其下载到您的计算机上。

使用其他方法备份您的Gmail帐户

您也可以使用一个名为GMVault的开源工具来下载您的Gmail帐户的备份。这是一个可以在Windows、Linux和Mac OS X中使用的命令行工具。

如果你不习惯使用命令行工具，你可以使用免费的电子邮件客户端Thunderbird从你的Gmail账户下载并备份你的电子邮件。

如果你使用Ubuntu，我们已经描述了如何使用一个名为Getmail的程序来备份你的Gmail账户。

您甚至可以通过自动将Gmail消息转发到另一个电子邮件地址来备份它们。谷歌帮助描述了如何做到这一点。请注意，此方法将只备份您收到的电子邮件，而不会备份您发送的邮件。

接下来是下一个…

在Gmail消息中添加附件轻而易举，最棒的是，如果你是健忘型的，系统会提醒你。这是个好消息，特别是如果你添加了一个时髦的专业签名，而且你不想因为忘记包括文件而让自己难堪。

更重要的是，您现在更好地了解了可用的安全选项，以及如何在保持宝贵数据完整性的同时最好地保护您的帐户安全。

下一节课将讨论邀请函和假期响应者，这样你就不会错过重要的活动，你可以让人们很快知道你什么时候离开办公室，什么时候回来。