Microsoft Word是在团队设置中处理文档的强大工具。有许多支持轻松协作的功能，包括模板、更改和修订跟踪、注释、限制和保护文档，以及比较和合并文档。

Word的协作工具可以让你完成一些事情，即使在20年前，你也需要把所有的东西打印出来，然后把它传递给一个或多个审查者，然后他们会用墨水标记所有的东西，然后再把它交给你。然后，您可以进行更改，再次打印出来，然后交还给下一轮审查。这既耗时又浪费。

然而，使用Word，您只需对文档进行注释和更正，同时轻松跟踪每个更改，以便每个协作人员都能看到它的发展方向和进展情况。不需要打印或递送它。您可以简单地将您的工作保存到共享文件夹或通过电子邮件发送，从而为您节省大量宝贵的时间！

本系列的目的是介绍并熟悉Microsoft Word 2013中的协作功能，尽管我们讨论的许多内容也应该在以前的版本中提供。无论你是一个简单的大学生，把你的论文交给别人校对，还是编辑一个大型出版物，它都会经过几次修订和审阅，这都将是有用的。

模板和文档

在团队环境中协作时，必须让每个人使用一致的格式。您可以使用模板轻松实现这一点。

例如，您可以定义模板中的所有样式和格式，将模板附加到文档，然后将模板分发给处理文档的每个人。模板本质上是Word指导您的文档和工作环境应该如何显示的指南。

Word中的每个文档都基于模板。任何时候您在Word中创建新文档时，模板都会自动附加，即使您创建了新的“空白文档”也是如此。

基于模板的新文档包含您需要的所有样式和格式。它甚至可以包括基于模板的类似文档所需的标准样板文本、样式、页眉、页脚、特殊工具栏和任何其他公共信息。如果您在开始处理文档后创建了模板，也可以将模板附加到现有文档。

注意：将模板附加到现有文档时，页面设置信息(如页面方向和页边距)不会应用于文档。这是因为如果将文档拆分成几节，则文档的每一节的页面设置信息都不同。Word不知道要应用页面设置信息的分区。

因此，我们建议您在协作设置中处理文档时提前计划，并为文档创建一个模板，以便在开始处理新文档之前将其应用于新文档。

普通模板和自定义个人模板

Word使用普通模板安装，Office.com上提供了更多模板。您还可以根据需要创建任意数量的自定义个人模板。如果您不选择内置或自定义模板，Word会自动将“Normal.dotm”模板分配给您的文档。

模板文件有两个扩展名，DOTX和DOTM。DOTX用于不使用宏的模板，DOTM用于使用宏的模板。

普通模板与您可以从Office.com下载的模板一起位于“C：\Users\<username>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates”文件夹中。有关详细信息，请参阅我们的Word 2013格式操作指南。

注意：在整个系列中，您可能会想知道为什么图像在Word中以大小写(或标题大小写)显示选项卡，而不是像在您自己的计算机上那样全部大写。我们在文章“如何更改Office 2013功能区栏的大小写”中解释了更改选项卡上的大小写的诀窍。

更改个人模板的位置

自定义个人模板存储在与普通模板和从Office.com下载的模板不同的位置。默认情况下，Word将个人模板存储在“C：\Users\<用户名>\Documents\Custom Office Templates”中。

但是，此位置可以更改。要执行此操作，请单击“文件”选项卡。

单击“信息”屏幕左侧项目列表中的“选项”。

在“Word选项”对话框中，单击左侧项目列表中的“高级”。

在“常规”部分，单击“文件位置”。

在“文件位置”对话框中，从文件类型和位置列表中选择“用户模板”，然后单击“修改”。

在“修改位置”对话框中，导航到要存储个人模板的文件夹，选择该文件夹，然后单击“确定”。

新路径显示在“文件位置”对话框中。单击“确定”。

单击“确定”关闭“Word选项”对话框。

您还需要指定个人模板的默认位置，以便在创建新文档时可以在“新建”屏幕上访问您的个人模板。要执行此操作，请单击“文件”选项卡，然后选择“选项”。这一次，在“选项”对话框中，单击左侧列表中的“保存”。

在“保存文档”部分中，输入您先前在“默认个人模板位置”编辑框中的“文件位置”对话框中指定的相同路径，然后单击“确定”。

创建新的自定义个人模板

要创建新的自定义个人模板，只需创建一个新文档并将其另存为模板文件。要执行此操作，请单击“文件”选项卡。

注意：您还可以打开包含模板中所需样式和格式的现有文档，并将其另存为模板文件。您可以删除文档的内容，或将部分内容保留为样板文本，或添加文本以解释如何编写该类型的文档。

单击“信息”屏幕上的“新建”选项。

在“新建”屏幕上，单击“空白文档”。

注意：如果您现有的文档包含模板中所需的样式和格式，请单击“打开”并选择该文档。

如果要从新文档创建模板，请设置要在文档中使用的样式，包括字体、段落格式、页边距、间距等。有关详细信息，请参阅Word 2013格式操作指南。

如果您使用的是现有文档，请调整当前样式和格式以匹配您希望在模板中使用的样式和格式。在这两种情况下，您还可以设置所有基于此模板创建的文档通用的任何样板文本、页眉和页脚，或者设置有关如何编写文档的说明性文本。

单击“文件”选项卡，然后在“信息”屏幕上单击“另存为”。

在“另存为”屏幕上，单击左侧位置列表中的“计算机”，然后单击右侧的“浏览”。

在“另存为”对话框中，从“保存类型”下拉列表中选择“Word模板(*.dotx)”或“启用Word宏的模板(*.dotm)”。导航到您之前指定的与个人模板默认位置相同的位置，这样您就可以在创建文档时在“新建”屏幕上访问它。

在“文件名”编辑框中输入模板的名称，然后单击“保存”。

如果您是根据在早期版本的Word中创建的现有文档创建模板的，则可能会看到以下对话框。如果您不想在每次从早期版本的Word保存文档时都看到此对话框，请选中“不再询问我”复选框，然后单击“确定”。

注意：如果您希望保持模板与早期版本的Word兼容，请确保选中“另存为”对话框中的“与早期版本的Word保持兼容性”复选框。

在上图中，您可能注意到Normal.dotm模板位于Personal Templates文件夹中。当我们更改个人模板的位置时，Word也将普通模板复制到那里。

保护模板

在将模板附加到文档之前，最好先保护它。实现此目的的最佳方式是将模板文件设为只读。在Windows(而不是Word)中很容易做到这一点。

若要保护模板，请打开Windows资源管理器，然后导航到“C：\Users\<用户名>\Documents\Custom Office Templates”或切换到个人模板的位置。右击模板文件并从弹出菜单中选择“属性”。

在“Properties”对话框的“General”选项卡上，选中“Attributes”部分中的“Read-Only”复选框，然后单击“OK”。

从模板创建新文档

要使用刚创建的模板创建新文档，请单击“文件”选项卡，然后单击“信息”屏幕左侧的“新建”。“新建”屏幕显示各种特色模板。单击“个人”查看您创建并保存的自定义模板。

您已创建并保存到先前指定为个人模板默认文件夹的自定义模板将显示在“新建”屏幕上。单击要附加到新文档的模板。

将打开一个附加了所选模板的新文档。如果模板包含任何样板文本、页眉或页脚，它们将被插入到新的空文档中。

如果模板包含任何样板文本、页眉、页脚或说明性文本，则该内容将插入到空的新文档中，如下所示。

现在您可以像制作任何Word文档一样制作您的文档(确保并保存您的工作)。模板为您节省了格式和样式方面的时间，但在您保存它之前，它仍然只是一个新文档。

编辑文档不会更改附加到文档的模板。我们将在本系列的后面部分讨论编辑模板。

确定并更改附加到文档的模板

如果您忘记了附加到文档的模板，您可以很容易地在Word中找到并更改附加到文档的模板。但是，您需要“开发人员”选项卡，该选项卡在默认情况下不可用。

要激活“开发人员”选项卡，请在功能区上单击鼠标右键，然后从弹出菜单中选择“自定义功能区”。

“自定义功能区”屏幕显示在“Word选项”对话框中。在对话框的右侧，确保从“自定义功能区”下的下拉列表中选择“主选项卡”。在“Main Tabs”列表中，选中“Developer”旁边的复选框，然后单击“OK”。

单击功能区上的“开发人员”选项卡，然后单击“模板”部分中的“文档模板”。

“模板”选项卡顶部的“文档模板”编辑框显示当前附加到文档的模板。要更改文档附加的模板，请单击“附加”。

在“附加模板”对话框中，将自动选择默认的个人模板位置。选择要附加的模板，然后单击“打开”。

所选模板的路径被输入到“文档模板”编辑框中。要更改文档中的样式以反映模板中的样式，请单击“自动更新文档样式”复选框，然后单击“确定”。

存储在模板中的样式以及任何自定义工具栏和宏(只要您以“.dotm”扩展名保存模板)现在可用于您的文档。

注意：将模板附加到文档不会将模板中的任何文本或图形添加到文档中。仅当您从模板创建新文档时才会发生这种情况。

您还可以使用此过程从文档中取消附着模板。为此，只需将普通模板附加到文档即可。

编辑模板

编辑模板类似于编辑常规文档；唯一的区别是文件使用DOTX或DOTM扩展名(而不是DOCX)保存。

注意：在编辑模板之前，请确保模板文件的“只读”属性已关闭，如前面“保护模板”一节中所讨论的那样。

要编辑模板，请单击“文件”选项卡，然后在“信息”屏幕上单击“打开”。

单击“打开”屏幕上的“计算机”，然后单击右侧的“浏览”。

在“打开”对话框中，导航到包含模板的文件夹，选择该文件，然后单击“打开”。

请注意，标题栏中的文档名称是扩展名为DOTX或DOTM的模板文件。

更改模板中可能包含的样式和任何工具栏、宏和样板文本，然后保存文件。如果模板包含宏，请确保保留DOTX扩展名或DOTM扩展名。

在分发文档之前删除个人信息

现在您已经创建了模板并使用它创建了文档，在将其分发给其他审阅者之前需要考虑一些问题。Word可能会将一些隐藏数据或个人信息添加到文档本身或文档属性或元数据中，您可能希望在分发之前删除这些可能敏感的信息。为此，请使用“文档检查器”。

注意：如果要在删除文档之前保留文档中的个人信息，请保存文档的备份副本。并非总是可以恢复“文档检查器”删除的数据。

要使用“文档检查器”，请单击“文件”选项卡。

在“Info”(信息)屏幕上，单击“Check for Issues”(检查问题)，然后从下拉菜单中选择“Inspect Document”(检查文档)。

将显示一个警告对话框，告诉您某些数据可能已删除，以后无法恢复。在使用“文档检查器”之前，单击“是”保存您的文件。

在“文档检查器”对话框中，选中“文档属性和个人信息”复选框，以从文档中删除任何可能敏感的信息以及要删除的任何其他类型的信息。在向您展示如何使用修订(或跟踪更改)和注释之后，我们将在第3课中讨论删除注释、修订、版本和批注。做出选择后，单击“检查”。

您在文档中找到的任何选定项目都会用红色感叹号标记。找不到的项目用带白色复选标记的蓝色圆圈标记。要删除个人信息，请在对话框的该部分中单击“全部删除”。

删除项目后，红色感叹号将替换为带有复选标记的蓝色圆圈。删除所有要删除的内容后，单击“关闭”关闭对话框。

如果要在关闭对话框之前再次检查文档，请单击“重新检查”。

有关“文档检查器”对话框中各个项目的详细信息，请参阅文档检查器查找和删除的信息。

接下来是下一个…

第一课到此结束。我们希望您喜欢它，并从中学到一些东西。了解如何创建和管理模板将使您在协作处理文档时保持一致的格式。在开始处理文档之前提前计划并创建模板是简化格式和确保一致性的最佳方式。

在本系列的其余部分中，您可以期待以下内容。

第2课：跟踪对文档所做的更改

使用Word中的“跟踪更改”功能可以跟踪文档的所有更改，以及审阅者的姓名和每次更改的时间。这在与其他人就单个文档进行协作时很有帮助。

如果您负责文档并让其他人审阅它，您可以锁定“跟踪更改”功能，以便强制他们跟踪其更改。我们将在第2课中讨论使用“跟踪更改”功能。

第3课：使用注释指示对文档的更改

您可以跟踪您所做的更改，但如果您想提出问题或解释您所做的更改，该怎么办？使用文档中的注释与其他审阅者通信。在第三课中，我们将讨论您可以用注释做的所有事情！

第4课：限制和保护文档

在对文档进行协作时，让其他人同时建议对文本和格式进行更改是很有用的。但是，您可能希望限制他们可以更改的内容。使用“限制格式”和“限制编辑”功能可以执行此操作。您还可以对文档进行密码保护，只允许某些人访问。您将在第4课中了解有关这些功能的更多信息！

第5课：对文档进行版本控制、比较和合并

最后，在第5课中，我们将讨论跟踪Word文档的版本、比较和合并文档以及使用Microsoft OneDrive共享文档！