当您知道您将离开办公室几天时，您可以将外出助手设置为自动回复，让人们知道您正在享受假期，而他们却忙于工作。
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要在Outlook中创建外出回复，我们将使用要使用的邮件创建一个电子邮件模板，然后创建一个规则，该规则将使用该邮件向我们在特定日期范围内收到的所有电子邮件发送回复。
注意：要运行规则并发送外出答复，Outlook必须处于打开状态。所以，当你不在办公室的时候，一定要让你的电脑开着，Outlook也在运行。
第一步：创建消息模板
要在Outlook中创建邮件模板，请确保“主页”选项卡处于活动状态，然后单击“新建”部分中的“新建电子邮件”按钮。
在消息框中输入要作为自动回复发送的消息。请勿输入收件人电子邮件地址或主题。然后，单击“文件”选项卡。
在后台屏幕左侧的选项列表中单击“另存为”。
在“另存为”对话框中，从“保存类型”下拉列表中选择“Outlook模板(*.oft)”。
您将转到User Templates文件夹。在“文件名”框中输入模板名称，保留“.oft”扩展名，然后单击“保存”。
如果要将外出回复电子邮件模板复制到另一台PC或对其进行备份，则User Templates文件夹的完整路径为C：\Users\<username>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates。将<username>替换为您的Windows用户名。
单击右上角的“X”按钮关闭消息窗口。
将显示一个对话框，询问您是否要保存邮件草稿。您不必这样做，因为您已将其另存为模板，但是如果您愿意的话，您可以这样做。如果要保存草稿，请单击“是”，如果不想，请单击“否”。
第二步：创建自动回复新电子邮件的规则
现在，我们有了外出回复电子邮件模板，我们将创建一条规则，使用该模板回复在特定日期范围内收到的所有邮件。确保“主页”选项卡处于活动状态。
在Move部分中，单击“Rules”按钮，然后从下拉菜单中选择“Manage Rules&Alerts”。
您也可以单击“文件”选项卡进入后台屏幕。确保“Info”屏幕处于活动状态(如有必要，请单击左侧的“Info”)，然后单击“Manage Rules&Alerts”按钮。
在Rules and Alerts(规则和警报)对话框中，确保在“Apply Changes to this Folder(将更改应用到此文件夹)”下拉列表中选择了要应用此规则的电子邮件地址。如果您希望将此规则应用于Outlook中的所有帐户，我们将在本文后面向您演示如何做到这一点。如果“电子邮件规则”选项卡尚未激活，请单击“电子邮件规则”选项卡，然后单击“新建规则”按钮。
在“规则向导”对话框的第一个屏幕上，单击“从空白规则开始”部分中的“将规则应用于我收到的邮件”。该选项将添加到“步骤2：编辑规则描述(单击带下划线的值)”框中。该规则的此部分没有要编辑的内容，因此单击“下一步”按钮继续。
规则向导对话框上的第二个屏幕允许您选择接收电子邮件时要检查的条件。要让您的外出回复在特定日期范围内发送，请选中“步骤1：选择条件”框中的“在特定日期范围内收到”框。与以前一样，条件将添加到“Step 2：Edit the Rule Description(单击带下划线的值)”框中，但这一次，有部分描述需要编辑。要添加日期范围，请单击步骤2框中的“在特定日期范围内”链接。
在“收到日期”对话框中，选中“之后”框，单击下拉菜单，然后单击您想要发送自动外出回复的日期。例如，如果希望在2月8日开始发送外出答复，请选择2月7日作为之后的日期。
然后，选中“之前”框，从“之前”复选框右侧的日期下拉列表中选择一个日期。您选择的日期应该是您希望停止发送外出回复的次日。例如，如果希望2月15日是发送外出答复的最后一天，请选择2月16日作为之前日期。
您选择的日期将添加到步骤2框中的条件中。单击“规则向导”对话框上的“下一步”按钮继续。
在规则向导对话框的第三个屏幕上，您可以选择要如何处理日期范围内的传入电子邮件。我们希望使用在第一节中创建的模板回复所有电子邮件，因此我们选中了“步骤1：选择操作”框中的“使用特定模板回复”框。要选择我们创建的模板，请单击“步骤2：编辑规则描述(单击带下划线的值)”框中的“a Specific Template”链接。
在Select a Reply Template对话框中，从“Look In”下拉列表中选择“User Templates in File System”。
选择您创建的模板(在本例中为“外出回复”模板)，然后单击“打开”按钮。
所选模板的完整路径将添加到所选操作。单击“下一步”按钮继续。
在第四个规则向导屏幕上，您可以选择要应用于规则的任何例外，例如，如果要排除某些人或组(“来自人员或公共组除外”)。我们不会向规则中添加任何例外，因此请单击“下一步”按钮继续。
在“步骤1：指定此规则的名称”框中输入规则的名称。默认情况下，“打开此规则”框处于选中状态，因此该规则将自动打开。不过，别担心。直到您指定的之后日期之后，它才会运行。
我们不想对收件箱中已有的邮件运行该规则，因此不选中“立即对收件箱中已有的邮件运行此规则”框。如果要在Outlook中的所有电子邮件帐户上运行此规则，请选中“在所有帐户上创建此规则”框。单击“完成”按钮。
该规则将添加到列表中。单击“确定”关闭“规则和警报”对话框。
现在，当某人在您指定的日期内向您发送电子邮件时，他们将自动收到您创建的电子邮件模板中的消息。
即使发件人收到一封自动回复，说你不在办公室，你仍然会收到他们的电子邮件，上面有一个图标，表示已经发送了自动回复。然而，在你回来之前，你可以觉得忽略它是有道理的。
一旦超过规则的日期范围，该规则将不适用于传入的电子邮件。但是，您仍然可以关闭该规则。要执行此操作，请如前所述再次打开Rules and Alerts(规则和警报)对话框，并取消选中列表中规则左侧的复选框。单击“确定”关闭对话框。
当您使用此规则发送自动外出回复时，回复将在单个Outlook会话期间发送给每个发件人一次。会话是指在退出应用程序之前打开Outlook。这样可以防止将重复回复发送给向您发送多封邮件的同一发件人。Outlook跟踪在每个会话期间收到自动响应的人员，但此列表在您退出Outlook时会重置。因此，让Outlook保持打开状态(不要退出并重新打开)，这样规则就会运行，并且自动外出回复将发送给每个给您发送电子邮件的人，这样发件人就不会收到多个外出回复。