如果你告诉我们电子邮件已经过时了，我们会请你看看我们的收件箱。能够对每天收到的乱七八糟的信息进行分类和组织是保持工作场所理智的关键。

这也不仅仅是关于垃圾邮件。垃圾邮件仍然存在，这是生活中令人恼火的事实，但有一些方法可以解决这个问题。这是我们收到的其他电子邮件的拥挤-关于软件的更新，活动的邀请，我们[获得]订阅但从未记得取消订阅的邮件列表-所有这些都需要某种方式来组织、分类和将邮件归档到适当的位置，无论是指定的文件夹还是垃圾桶。

我们已经谈论了相当多的Outlook，包括电子邮件基础知识，如撰写和发送，添加邮件和接收电子邮件附件的方式，以及导入电子联系人和管理地址簿。我们现在想通过关注收件箱管理，将我们的注意力转向更大的图景。

掌握Outlook收件箱

Outlook具有丰富的内置功能，可帮助您将邮件筛选到合适的位置。首先，如果您用鼠标右键单击一条消息或向上移动到功能区，您会注意到有一项名为“快速步骤”(Quick Steps)的功能。

如果我们从功能区展开它，我们可以看到该功能的全部内容。

首先要记住的是，Quick Steps基本上就是规则(有一个称为规则的功能，我们稍后会讨论它)。第二件要记住的事情是，与没有您输入即可在幕后工作的规则不同，Quick Steps依赖您的输入才能工作。

您要做的第一件事是选择要创建的快速步骤。让我们做一个简单的例子来说明我们的观点。

在此快速步骤中，我们选择一封我们认为是杂项的邮件，然后单击Quick Step(快速步骤)，这会将该邮件移动到Misc文件夹，并将该邮件标记为已读。

如果您单击“Options”按钮，您可以看到Quick Step是如何构造的，您还可以对其进行编辑，例如向其中添加部件或从中删除部件。

例如，在此屏幕截图中，您可以删除将邮件标记为已读的步骤，这样所有内容都将移动到杂项文件夹，但其状态保持不变。

这就是快速步骤的工作方式，我们可以花相当多的时间向您展示创建和实现它们的各种方式，但是我们想转到规则来说明不同之处。

规则的基本规则

正如我们所提到的，当规则根据您指定的标准在幕后自动运行时，您可以执行快速步骤。单击“规则”按钮时，应选择“创建规则…”从下拉列表中选择。

创建规则的主要条件非常基本，您甚至可能不需要深入研究任何高级选项，所以让我们继续研究它们的一些更简单的方面。

在下图中，您可以看到可以路由来自某些发件人的邮件，或者根据主题路由邮件，也可以根据邮件的收件人路由邮件。从那里，您可以让Outlook通过视觉和/或声音提醒您。您还可以将邮件移动到特定文件夹，这与使用快速步骤不同，在没有您输入的情况下也会发生。

如果您点击“创建规则”按钮，您将看到以下向导对话框出现。

您也可以从Rules and Alerts(规则和警报)窗口中单击“New Rule”(新建规则)。

这样做将打开第一个规则向导窗口，该窗口将引导您完成此过程。

如果您已经知道希望规则做什么，规则就会出人意料地简单。单击“高级选项…”你就会明白我们的意思了。您不仅会看到Basic Create Rule屏幕中的选项，还会发现您可以使用的其他规则的全新世界。

想象一下，然后我们采取前面创建的快速步骤，并希望将其转换为规则。我们希望从上面显示的选项中选择条件，然后单击“下一步”。在本例中，我们将移动发送到How-to Geek帐户的邮件。

在下一个屏幕上，我们选择“Move to a Specified Folder”选项，然后在底部单击带下划线的链接“Move it to the Specified Folder”。然后，我们会看到允许我们将邮件路由到任何我们选择的文件夹的选项，在本例中是“Misc”。

单击“下一步”后，系统将询问您此新规则是否有任何例外。如果没有，那么您可以单击“下一步”，您将进入最后一个屏幕，在那里您将被要求命名您的新规则，您是否想要打开它，在完成它后运行它，最后，您将能够查看它。

就是这样，点击“完成”，你就可以开始了。您可以通过单击“Rules”(规则)按钮，然后从下拉选择中单击“Manage Rules and Alerts”(管理规则和警报)来查看此规则。

您可以随时返回以更改规则、添加新规则、复制、删除和其他功能。别忘了，如果您想要保留规则，但又不想让它一直运行，只需取消选中它旁边的小框即可。

如果您想了解有关自动将邮件移动到特定文件夹的更多信息，我们建议您阅读本文。

删除和忽略所有电子邮件

你会收到很多你不想要或不需要的电子邮件，无论是来自过于热情的父母的转发，还是直接的垃圾邮件，如果你不知道如何使用你可以使用的工具，保持你的收件箱温顺和整洁将是一个巨大的挑战。

正如你可以看到，在功能区的显眼位置上，有一个完全致力于删除内容的部分，最值得注意的是大的“删除”按钮及其巨大的X。你也可以简单地选择一条或一组消息，然后单击该按钮，或者只需点击键盘上的“删除”即可。

让我们再深入了解一下Delete部分，看看它还提供了什么。首先，有一个“忽略”按钮。

忽略会做什么？当您选择一条消息或对话并单击“忽略”时，会出现一个对话框。

这与简单地删除对话的不同之处在于，忽略它将适用于这条消息和所有未来的消息，这意味着如果你在邮件列表上，而回复者不断回复所有消息，你将不会再看到它们，这非常有用。

另一个值得注意的选项是清理功能。单击“Clean Up”按钮将触发包含以下选项的下拉菜单

无论您选择什么选项，您都会看到一个对话框，它提供了相同的结果，所有多余的消息都将被丢弃。

如果您点击“设置”按钮，您将迅速进入对话清理选项。如您所见，您可以使用Clean Up功能将旧的、多余的对话存档到备用文件夹，这可能是这里最有用的选项。通常情况下，简单地将资料存档比删除要好，以防您以后需要参考它。

虽然这些功能很棒，我们看到了它们的明显优点，但它们不会对收件箱的邪恶祸害：垃圾邮件产生太大影响。

垃圾邮件，垃圾邮件滚开！！

垃圾邮件不会像以前那样成为头条新闻，因为在很大程度上，现代的垃圾邮件过滤器在剔除垃圾邮件方面做得相当好。如果你使用Gmail或其他网络邮件服务，你可能不会看到很多邮件，这并不是说它不存在，特别是如果你犯了一个命运多舛的错误，同意让一家公司与他们的营销合作伙伴共享你的地址，或者你点击了错误的框，错误地注册成为通讯组名单上的人。

关键是，垃圾邮件仍然在发生，但Outlook给了你一些方法，希望能通过垃圾过滤器在很大程度上控制住它。当您收到明显是垃圾邮件或垃圾邮件的邮件时，您可以选择该邮件，然后单击“垃圾邮件”按钮查看选项下拉列表。对于不需要的邮件，您可以选择“阻止发件人”，但是对于其他邮件，您需要调整“垃圾邮件”选项。

过滤级别越严格，您实际想要或需要查看的内容就越有可能被无意中过滤掉。如果发生这种情况，您将需要使用上一个屏幕截图中看到的选项来处理受影响的电子邮件。

花点时间探索垃圾电子邮件选项是个好主意。您可以设置来自某些发件人和某些收件人的白名单，同时明确阻止您知道不信任的发件人。

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保持收件箱的精简和小气需要奉献精神和对细节的关注。老实说，几条设计良好的规则可以弥补大量工作，但总会有新的挑战。记住这些工具--快速步骤、规则、忽略和垃圾邮件过滤器--你就可以很好地控制你的电子邮件了。

现在让我们听听你的意见。请告诉我们您最喜欢的快速步骤和规则，或者您是如何处理垃圾邮件的。我们的论坛是开放的，请给我们您的意见和问题。