这篇客座文章是由DemoGeek技术站点背后的极客Askar撰写的。

如果您在团队中工作，或者在与客户打交道时，您可能希望确保以正确的方式分发文档，以便文档中的信息到达正确的受众，并尊重信息的机密性。

Word 2007有一项功能，您可以使用该功能正式准备Word文档，以便将其正确分发给一组人，甚至分发给任何具有一定可信度因素的个人。

准备 / 预习工作 / 配制品 / 标本

启动Word 2007并以您想要的方式创建文档。

一旦您对文档感到满意并准备好分发，在访问电子邮件应用程序之前请暂停片刻，然后按照以下简单步骤将文档准备好分发。请记住，这些步骤是孤立的，这意味着您可以选择您想要遵循的步骤。

单击Office按钮，然后单击“准备”菜单选项。您应该可以看到7个不同的选项。我将解释这些选项中的每一个，以便您可以根据您的分发需求挑选和选择正确的选项组合。

文档属性

列表中的第一个选项是“Properties”选项，您可以使用该选项输入有关文档的元数据信息。

您可以输入文档作者名称、标题、主题、关键字、类别、状态和备注。

其中一些可以通过File(文件)>>Properties(属性)对话框查看。

请记住，一旦完成文档，您将无法看到这些属性，但在此之前，您可以将属性与文档相关联，以便其他人在打开文档之前了解该文档。

检查文档

列表中的第二个选项是“检查文档”选项。作为分发文档的准备工作的一部分，您可以检查文档的批注、修订、修订标记和墨迹注释。您可以检查与文档一起保存的隐藏元数据或任何个人信息。您可以检查与文档一起存储的任何自定义XML数据。您还可以检查有关页眉、页脚和任何水印的任何信息。最后，您还可以检查文档中是否有任何隐藏文本。

选择您希望在分发文档之前确保的检查选项，当您点击“检查”按钮时，Word将检查文档，并将在检查中发现的任何项目通知您。

需要您注意的项目将用感叹号标记，如果需要，您可以选择重新检查。

加密文档

列表中的第三个是“加密文档”选项。如果希望文档仅由您信任的某些人查看，请选择此选项。它允许您使用您选择的密码加密文档，用户必须输入此密码才能查看文档。

选择可以分发给该组的密码。我的建议是，不要选择你个人使用的密码，而要选择一个没有人能用来追踪到你的在线账户或你个人使用的任何敏感账户的密码。

再次确认密码。密码区分大小写，请确保保留/记住密码，因为如果您忘记密码，则无法恢复密码；如果忘记密码，则无法打开文件。

一旦加密，您应该能够看到菜单选项有一个小的背景颜色，以指示此文档已加密。

当通讯组中的人员尝试打开加密文档时，系统将提示他们输入密码。

如果没有密码，他们根本无法打开文档。

限制权限

列表中的第四个是“限制权限”选项。您可以使用“限制权限”选项来限制用户可以对文档执行的操作。如果文档敏感，则可以使用“限制权限”来限制他们编辑、复制和打印文档。

限制权限使用Windows权限管理客户端来实施限制。

系统可能会提示您安装Windows权限管理工具。别担心，继续安装吧，它来自可信的来源。安装后，您应该能够配置用户可以对文档执行哪些操作。

添加数字签名

列表中的第五个选项是“Add a Digital Signature”(添加数字签名)选项。数字签名可确保文档的完整性。将数字签名视为纸质签名，但为方便起见使用了电子签名。当文档具有数字签名时，它表示文档的完整性和可信性。如果您要将文档分发给非常多的受众，这将非常有用。

单击“Add a Digital Signature”(添加数字签名)选项，Word将通过上面的对话框提示您在Office Marketplace上搜索数字签名提供商。

在其Office Online Marketplace上，您应该能够找到可用于对文档进行签名的数字签名提供程序。

运行兼容性检查器

让我们先跳到最后一个选项“运行兼容性检查器”。如果您使用了任何特定于Word 2007的功能，并且您怀疑受众可能正在使用旧版本的Word，则可能需要运行兼容性检查器，以确保所有受众都可以阅读您的文档。

Word 2007将运行一组预定义的兼容性检查，如果它发现任何兼容性问题，它将在上面的对话框中列出这些问题，如果没有，您最好在分发文档之前转到最后一步。

标记为期末考试

在将文档分发给组之前，这应该是您想要执行的最后一步。顾名思义，此操作将把文档标记为已设置为分发。

由于这会对文档进行重大更改，因此系统将提示您确保要将文档标记为最终文档。

一旦文档被标记为最终文档，该文档将无法编辑，并且将清除任何校样、注释等。

最终文档将在状态栏上获得一个新图标，该图标看起来更像纸张上的橡皮图章。

准备分发文档可以帮助您避免在将文档分发给一大群人时所犯的某些明显错误。您不必遵循所有步骤；相反，您可以选择您想要/喜欢的步骤。Word 2007足够灵活，可以在准备要分发的文档时按您的要求进行操作。

我希望您能发现这一点很有用，我希望您能利用Word 2007的功能在分发文档之前正确地完成文档的定稿。如果您有任何问题或意见，请在评论中告诉我。