我们被许诺的“无纸化办公室”对许多人来说似乎永远不会到来。然而，现实是，如果你想利用它，今天这里就有一个无纸化办公室。

如果你仍然是打印电子邮件、网页和其他文档的人，你现在可以停止了。有更好的方法来跟踪你的信息并更快地访问它-毕竟你不能在纸质纸上搜索单词。

反对印刷的案例

打印既昂贵又不方便，当廉价的喷墨打印机不可避免地出现故障时，需要往往昂贵的墨盒、打印纸和新打印机。所有的文件都变得杂乱无章，必须妥善组织，否则你永远找不到你要找的东西。当你不在办公室的时候，你不能访问它，你不能搜索它，而且你只有一份拷贝，所以如果它发生了什么事情，你就有麻烦了。

当电脑是挂在桌子上的重砖块时，打印是必要的。现在，我们口袋里装着电脑，可以接近一张纸大小的平板电脑，以及可以在所有设备上备份和同步所有文档的云服务。您可以根据文档包含的文字搜索您保存的文档，这样您就不必设置和掌握复杂的归档系统。

如何不打印

我们这些极客可能很久以前就停止打印了，但是仍然有很多人定期打印电子邮件和网页。我们将尝试提供一些提示，引导您远离打印机，以一种新的方式保存和组织有意义的信息。

创建数字文件柜：首先，您需要决定将文件保存在哪里，而不是打印它们。拥有一个保存所有内容的一致位置会很有帮助。我们推荐一种可以跨所有设备同步的云服务，这样你就可以在智能手机、平板电脑以及个人电脑上访问它们。许多人使用Evernote作为他们所有笔记和文档的存档，但你也可以选择保存到云存储服务，如Dropbox、Google Drive或Microsoft OneDrive。如果您确实更喜欢本地存储，您可以将您的文件保存到PC上的单个文件夹中-但一定要备份它。这不太方便，因为如果您想在其他地方查看文件，则必须手动将文件复制到其他设备。 打印到PDF：您可能想要打印的任何东西-无论是收据、文档、电子邮件还是网页-都可以打印到PDF文件。首先，您需要在Windows计算机上安装PDF打印机。然后，您可以像往常一样完成打印过程，选择虚拟PDF打印机。您将获得一个文件，您可以将其存储在Evernote或Dropbox之类的文件中。

打印电子邮件：可以使用相同的方式将电子邮件打印为PDF。你也可以试着给它们加星(如果你使用Gmail的话)，或者将它们添加到一个特殊的文件夹或标签中，这样你以后就可以参考它们了。您可以稍后从任何具有电子邮件客户端的设备访问这些电子邮件-无需打印。 打印网页：如果您打印网页以供以后参考，则可以改为将其打印为PDF。您还可以将它们添加书签，以便稍后查看(您的书签可以在所有设备上同步)。如果您想稍后阅读网页，可以使用Pocket或Instapaper等服务创建想要阅读的内容列表。这样的服务可以将网页转换为可读的纯文本文章，甚至可以将其离线存储在移动设备上，这样您以后就可以阅读该网页，而无需打印。 打印地图：如果你有一部带有GPS的智能手机，你应该不需要打印地图。如果您使用的是Google Maps，您可以登录Google Maps应用程序，并在您的PC上查看您在Google Maps网站上进行的搜索列表。当然，你也可以把地图打印成PDF格式。 传真文件：一些钙化的老企业仍然需要传真。您可以使用HelloFax之类的服务通过Web发送传真。HelloFax每月提供五份免费传真-对于偶尔需要传真业务的家庭用户来说，这应该已经足够了。 当有人坚持打印文档时：可悲的是，一些组织仍然坚持打印文档。这是绕不开的。如果他们不接受通过电子邮件发送的PDF，您可能不得不打印。 如何处理旧的纸质文档：开始以无纸化的方式前进比决定有条不紊地将所有的旧纸质文档转换为数字版本要容易得多-这可能需要大量的工作。不过，您可以使用扫描仪将旧文档扫描为PDF文件。

使用您的数字文件

您的数字工作空间现在具有许多纸张所没有的优势：

备份：如果您使用Evernote、Dropbox、Google Drive或SkyDrive等服务存储文件，则会备份这些文件。如果你的房子烧毁了，你不会丢失你的重要文件。 搜索：您可以轻松地在所有电子文档中搜索以找到您需要的文档，而无需在堆积如山的纸张中进行筛选。Evernote、Dropbox、Google Drive、SkyDrive，甚至Windows--它们都有全文搜索功能。 随时随地访问：您可以从PC、智能手机或平板电脑随时随地访问您的文件。如果你外出了，需要查找什么东西，你可以通过智能手机来查找，而不是回家翻阅你的文件。 整洁：您不必担心文档的存储、组织、腾出空间和整理。 没有打印成本：如果你不需要购买昂贵的墨水、便宜的打印机和成堆的打印纸，你就会省钱。

当然，有些文档可能过于敏感，无法在线存储。在这种情况下，您可以始终使用加密-创建加密容器并将其存储在Dropbox、Google Drive或SkyDrive等服务中。人们需要密码才能访问您的文档。

图片来源：Flickr上的莎拉·科尔布-威廉姆斯(Sarah Kolb-Williams)，Flickr上的大提琴，Flickr上的Jeremyfoo