限制和保护文档可确保您是控制其进度的最终权威。
即使您可能希望其他审阅者建议对文档进行更改并添加批注，有时您也可能希望限制他们进行编辑和更改格式。
此外，您可能希望强制所有更改跟踪或将审阅者限制为仅评论。这样做的全部目的是确保您的文档不会以不符合您的视觉或风格的方式进行更改。
在本课中，我们将向您展示如何限制其他审阅者可以对您的文档执行的格式和编辑类型。文档接近最终状态后，可以将其标记为最终状态，以避免意外更改。
另外，您可能希望限制对文档的访问，使其仅包括您的审阅者团队。我们将向您展示如何对您的文档进行密码保护。然后，您可以只告诉您的团队密码，其他人将无法打开该文档。
我们将从介绍如何限制文档中的格式开始。
限制文档中的格式设置
当您分发文档供其他人审阅时，您可能不希望他们更改文档的格式。Word允许您限制所有或部分主题和样式，并允许审阅者更改某些主题和样式。要执行此操作，请单击“审阅”选项卡的“保护”部分中的“限制编辑”。
“限制编辑”窗格显示在正文的右侧。在“Formatting Restrictions”部分，选择“Limit Formatting to a Selection of Style”，然后单击“Settings…”链接。
在“格式限制”对话框中，默认情况下选中“当前允许选中的样式”框中的所有样式。要仅选择要在文档中使用的某些样式，可以使用“无”按钮取消选择所有样式，然后选择要允许的样式。您也可以通过单击“推荐的最小样式”来使用Word推荐的最小样式。如果需要，请在对话框底部的“格式化”部分选择其他限制，完成后单击“确定”。
将显示以下对话框，询问您是否要删除不允许的样式。我们建议您不要这样做。将来您可能需要在文档中使用这些样式。其他审阅者将无法更改或应用它们。
单击“否”保留文档中不允许的样式。
在应用这些限制之前，您必须开始实施保护。在向您展示如何限制编辑之后，我们将对此进行讨论。
限制文档中的编辑
除了限制文档审阅者的格式设置外，您还可以限制审阅者可以对文档执行的编辑类型。在“限制编辑”窗格中，选中“仅允许在文档中进行此类型的编辑”复选框，然后从下拉列表中选择一个选项，以指示要在文档中允许的编辑类型。您可以允许其他审阅者仅跟踪更改、输入注释或填写表单。您甚至可以限制文档，使其他人只能阅读而不能进行更改。
您可能会问，将编辑限制在仅跟踪的更改和锁定“跟踪更改”之间有什么不同，如第2课中所讨论的。实际上没有区别；功能是相同的。你可以使用对你更容易的任何一种方法。
您可以指定受限格式和编辑的例外，或指定允许自由编辑文档的人员。单击“More Users…”(更多用户列表)。链接到“限制编辑”窗格的“例外(可选)”部分。
在“添加用户”对话框中，您可以从当前计算机、当前计算机所属的域或通过输入某人的电子邮件地址来添加用户。用分号分隔所有用户和电子邮件地址，完成后单击“确定”。
您在“添加用户”对话框中添加的人员将显示在“限制编辑”窗格的“例外(可选)”部分的“个人”框中。选择您希望人员能够编辑的全部或部分文档，然后在“个人”框中选中该人员的复选框。
既然您已经根据需要限制了文档的格式设置和编辑，您必须告诉Word开始实施保护以使其生效。在“限制编辑”窗格的“开始实施”部分，单击“是，开始实施保护”。
在“Start Enforcing Protection”对话框中，确保选中“Password”选项，输入两次密码，然后单击“OK”。
请注意，密码不是必需的，并且不能完全保护文档(文档未加密)。它只是帮助防止人们关闭格式和编辑限制。
如果选择“用户身份验证”，您可能会看到以下错误：
“您的计算机没有设置为信息权限管理(IRM)。若要设置IRM，请登录到Office，打开现有的受IRM保护的邮件或文档，或与您的支持人员联系。“
我们建议使用密码。这要简单得多。
一旦实施了限制，“限制编辑”窗格将显示相应的文本，允许审阅者仅执行允许的编辑和格式化任务。
删除文档中的格式和编辑限制
在完成文档之前，您可能需要取消文档的格式和编辑限制。要执行此操作，只需再次单击“审阅”选项卡“保护”部分中的“限制编辑”以打开“限制编辑”窗格，然后单击窗格底部的“停止保护”即可。
在“取消文档保护”对话框中，输入保护文档时使用的密码，然后单击“确定”。
避免无意中更改文档
一旦对文档进行了所有更改，并且您已经准备好完成它，您可能需要保护文档不受意外更改的影响。要执行此操作，请将其标记为最终版本。
单击“文件”选项卡。
在“信息”屏幕上，单击“保护文档”按钮，然后从下拉菜单中选择“标记为最终文档”。
将显示以下对话框，告诉您文档将标记为最终文档并保存。
单击“确定”继续。
当文档已标记为最终文档并设置为只读时，将显示另一个对话框。单击“确定”返回“信息”屏幕。
下次打开文档时，文档顶部会显示一个黄色条，告诉您文档已标记为最终文档，以阻止编辑。请注意，这里有一个“仍要编辑”按钮。单击此按钮允许您编辑文档。
注意：将文档标记为最终文档不会保护文档不受更改的影响，正如“无论如何都要编辑”按钮所证明的那样。它只是不鼓励编辑，并防止意外编辑。要防止其他人进行更改，请限制文档的格式设置和编辑，如前所述。
如果您发现文档毕竟不是最终文档，您可以将“标记为最终文档”状态转为“最终文档”状态。要执行此操作，请再次单击“文件”选项卡以访问“信息”屏幕。请注意，“保护文档”项以黄色突出显示。单击“保护文档”按钮，然后从下拉菜单中选择“标记为最终文档”。黄色高亮显示将立即删除，并且可以自由编辑文档。
密码保护您的文档
您还可以保护您的文档不被任何不应该具有访问权限的人打开。您可以对文档应用密码，因此下次打开文档时，用户必须输入密码才能访问它。
如果您只想让某些人有权访问该文件，这会很有用。对文件应用密码，并确保这些人知道密码。
要对文档应用密码，请打开文档并单击“文件”选项卡。
在“Info”屏幕上，单击“Protect Document”按钮，然后从下拉菜单中选择“Encrypt with Password”。
在“加密文档”对话框中，输入密码，然后单击“确定”。
此时将显示“确认密码”对话框。再次输入您的密码，然后单击“确定”。
“Info”(信息)屏幕上的“Protect Document”(保护文档)项以黄色突出显示，并显示一条消息，说明需要密码才能打开文档。
下次有人打开该文档时，将显示“密码”对话框。必须输入密码才能继续打开文档。
要从文档中删除密码，只需再次转到“信息”屏幕，单击“保护文档”按钮，然后从下拉菜单中选择“用密码加密”即可。清除密码编辑框并单击“确定”删除密码。
“Info”(信息)屏幕上“Protect Document”(保护文档)项上的黄色高亮显示会清除。
接下来是下一个…
我们现在是第4课的最后一课，您应该已经很好地掌握了在Word中进行文档协作的能力。在短短四天的时间里，您现在就知道要与其他人高效地处理一份文档需要了解哪些知识。您可以创建模板、跟踪更改、添加注释以及限制格式和编辑。
在最后一课中，我们将以讨论Word中的版本控制选项、比较和合并文档以及使用Microsoft OneDrive联机共享文档来结束本系列。