随着时间的推移，Outlook数据文件可能会变得非常大，特别是在您收到大量附件的情况下。即使删除旧邮件，Outlook数据文件的大小也不会相应减小。

您的Outlook数据文件(.pst和.ost文件)包括您的所有电子邮件(在您的所有文件夹中，包括已发送的电子邮件)、联系人、日历约会、任务和便笺及其关联的文件附件。随着您发送和接收更多的电子邮件和附件、向日历中添加更多约会以及创建更多任务和便笺，您的Outlook数据文件很容易增长到几GB的大小。我的只有1G，但仍然相当大。

相关：如何在退出Outlook时自动清空已删除邮件文件夹

即使您清空“已删除邮件”文件夹，或在退出Outlook时自动清空该文件夹，也不会释放数据文件中占用的空间。但是，您可以通过压缩Outlook数据文件来回收该空间。下面是如何做到这一点的。

第一步：检查您的帐户并删除不需要的内容

在完成压缩过程之前，您需要检查Outlook并删除任何不需要的内容。我们建议检查您的各种文件夹有多大，这样您就可以知道哪些项目会释放出最多的空间。请记住，除了电子邮件之外，您还可以删除日历、任务和便笺项目。要检查文件夹的大小，请在帐户(Outlook数据文件)中选择要压缩的收件箱(或任何其他文件夹)，然后单击“文件”选项卡。

在后台屏幕上，单击“工具”，然后从下拉菜单中选择“邮箱清理”。

在“邮箱清理”对话框中，单击“查看邮箱大小”。

“文件夹大小”对话框显示当前选定帐户中每个文件夹的大小。滚动查看哪些文件夹较大，您可能要在其中删除项目。完成后，单击“关闭”。

要查看“已删除邮件”文件夹的大小，请单击“查看已删除邮件大小”。

我们的已删除项文件夹并不大，但在压缩数据文件之前，无论如何都应该清空它。单击“关闭”。

您将返回到“邮箱清理”对话框。如果要从您的帐户中删除更多项目，请单击“关闭”返回到您的帐户。选择您不需要的任何电子邮件、日历、任务和便笺项目，然后按Delete。也可以按Shift+Delete永久删除所选项目，绕过已删除项目文件夹。

第二步：清空“已删除邮件”文件夹

在继续之前，您还需要清空垃圾箱或“已删除邮件”文件夹。如果“已删除邮件”文件夹中仍有项目，则有两种方法可以清空该文件夹。一种方法是单击“邮箱清理”对话框上的“空”(如果该对话框仍处于打开状态)。

此时将显示一个确认对话框，确保您要永久删除“已删除邮件”文件夹中的项目。单击“是”。

如果未打开“邮箱清理”对话框，还可以在“邮件”窗格上直接清空帐户中的“已删除邮件”文件夹。要执行此操作，请首先确保“邮件”窗格处于活动状态。如果没有打开邮件窗格，请按Ctrl+1组合键。然后，右键单击您要压缩的帐户中的已删除项目文件夹，并从弹出菜单中选择“空文件夹”。将显示与上图相同的确认对话框。

第三步：压缩Outlook数据文件

现在您已经删除了不需要的邮件并清空了“已删除邮件”文件夹，是时候压缩Outlook数据文件了。在Outlook主窗口中，再次单击“文件”选项卡。然后，确保帐户信息屏幕处于活动状态。如果没有，请单击左侧项目列表中的“信息”。单击“帐户设置”，然后从下拉菜单中选择“帐户设置”。

在“帐户设置”对话框中，单击“数据文件”选项卡。

在列表中选择要压缩的Outlook数据文件，然后单击“设置”。

如果当前选定的帐户是POP3帐户(.pst文件)，则会显示以下对话框。单击“立即压缩”。

否则，如果所选帐户是IMAP帐户(.ost文件)，您将看到以下对话框。单击“立即压缩”。

压缩Outlook数据文件时将显示以下对话框。

压缩过程完成后，您将返回到Outlook数据文件(或Outlook数据文件设置)对话框。单击“确定”或“取消”将其关闭。

在“帐户设置”对话框中单击“关闭”。

我们的Outlook数据文件从大约951MB减少到大约845MB，因此我们收回了略高于100MB的磁盘空间。数据文件越大，收回的空间可能就越多。

压缩Outlook数据文件不仅可以帮助您节省磁盘空间，还可以提高Outlook的性能。较大的Outlook数据文件可能会使Outlook启动、使用和关闭所需的时间更长。因此，定期压缩Outlook数据文件是明智的做法。