如果你有一个白板或记事本，上面有不断变化的待办事项列表，或者你的桌子和显示器上装饰着Post-it®，提醒你重要的事情，那么这篇文章就是为你准备的。

Outlook将允许您列出由任务组成的待办事项列表，您可以执行各种操作，例如设置截止日期、提醒、类别等。关键是要创建一种更积极的任务列表，你可以与之互动，让你保持诚实。

在任务视图中工作

我们最近一直在讨论Outlook 2013的各种复杂之处，所以如果您是新手，我们建议您阅读我们的介绍。

否则，打开Outlook至“任务”视图并四处查看。乍一看，你会注意到它相当空旷和贫瘠。这是因为我们还没有填满我们需要做的大量事情和要跑的差事。

让我们详细介绍一下，并向您展示如何像专业人员一样使用任务，并使用Outlook进一步组织您的生活。只需一点时间和工作，你就会有一套全面的任务，你可以设置它们来提醒你到期了，或者你甚至可以把它们分配给另一个人！

添加任务

首先，您需要添加任务。您会注意到，在左侧有熟悉的文件夹窗格。您可以向此视图添加新文件夹，然后有效地将任务组织成类别。您甚至可以创建一个新的文件夹组，以便在必要时再次将您的任务与您的职业生活和个人生活分开。

相关：Microsoft Outlook 2013入门指南

首先，您会注意到有一个称为“我的任务”的任务文件夹组和两个子任务文件夹：待办事项列表和任务。如果我们右键单击最上面的文件夹，我们可以创建一个“新文件夹组”，并将其命名为工作任务。

您可以通过单击“单击此处添加新任务”来添加快速任务，也可以单击主页功能区上的“新建任务”。查看以下无标题任务，您可以对其应用多个选项，显示任务及其详细信息，并对其进行管理。

让我们用一些基本的详细信息填写一下我们的任务，然后单击“保存并关闭”。您可以选择开始日期、结束日期(如果适用)、状态、优先级和完成百分比。您还可以选中“提醒”框，让Outlook通知您任务何时到期。

查看、修改和更新任务

在创建了几个任务之后，我们可以看到它们列在我们的Tasks视图中。您可以在此执行一些基本的修补操作，如更改截止日期或分配类别，但如果您确实想要查看和编辑，则需要双击才能打开它。

我们的任务又来了。我们可以对其进行更改，如状态或优先级，也可以单击“详细信息”按钮。

如果有其他与任务相关的详细信息，您可以在此处填写。虽然这可能与大多数人无关，但如果你与独立承包商或顾问打交道，那么这是一个记录他们大约花费了你多少钱的好地方。

在继续讨论递归之前，我们还可以提到一些其他事情。当您浏览任务界面时，请花点时间注意，如果您认为任务不值得继续执行，或者您需要其他人对其进行输入，您可以分别删除或转发该任务。

您还可以管理任务，例如将其标记为已完成、分配任务以及发送状态报告。我们稍后会详细讨论这一点。现在，让我们简要了解一下如何设置周期性任务。

使用周期性任务

创建定期任务与创建定期约会或定期会议相同。当您单击“重现”按钮时看到的对话框可能看起来非常熟悉。

所以这就是我们的“谈论工作”任务，每周周三重复一次，而且看不到结束的迹象。另请注意，即使您在任务重复时没有完成任务，仍会生成另一个任务。

您可以通过选择“重新生成新任务”选项来覆盖此选项，该选项不会在x天自动重复，而是在当前任务被标记为完成之前不会重新生成任务。

将任务分配给其他人

我们有我们的“谈论工作的事情！”任务都准备好了，现在我们只需要把它推给别人了！单击功能区管理任务部分中的“分配任务”按钮。

这将以电子邮件的形式打开任务，然后您可以将其发送给其他人。在这种情况下，我们只是将谈论工作内容的任务分配给其他人，因此我们将通过电子邮件将其发送给他们。

相关：如何在Outlook 2013中创建和管理联系人

如果您想要在“收件人”字段中输入地址，您可以，或者您也可以从地址簿中取出幸运的名字。没有设置通讯录吗？阅读有关如何创建和管理联系人的信息，包括如何将您的联系人从Gmail直接导入Outlook。

该收件人将收到一封电子邮件，然后可以选择“接受”或“拒绝”。我们不想让老板不高兴，所以我们就接受这项任务吧。另外，谈论工作上的事情从来都不是个坏主意！

最后，如果当权者想知道你当前分配的任务的进展情况(或缺乏进展)。您可以向他们发送状态报告。

总体而言，普通的家庭Outlook用户更有可能将任务作为在家中完成差事或勾选家务的一种手段，但了解你的全部任务制定能力是很有用的。现在让我们转到主页功能区的其余部分，并讨论从那里可以执行哪些操作来管理任务。

管理任务并按视图排序

在你的一周中，有些任务会完成，有些则不会。那些你完成的任务，你可以标记为已完成，然后忘掉。但是那些你无法完成的任务需要以某种方式加以管理，否则你只会有一个不断增加的失败任务清单。

有几种方法可以管理它们。让我们看看功能区的那个区域，然后向您展示如何最大限度地利用这些工具。

单击“Remove from list”(从列表中删除)按钮会将其标记为已完成，并将其从列表中删除。如果Outlook遇到问题(例如任务是否重复或未完成)，它将询问您要如何处理它。

您还可以直接处理任务列表中看到的任务。有关更多详细信息，请查看以下屏幕截图。您可以看到，您只需单击旗帜图标即可将其标记为已完成，也可以右键单击以查看后续选项。

你可以在下面的截图中看到，我们的任务“抬起双脚坐在那里看足球”明天到期，但我们也已经将其标记为下周的后续工作。创建后续任务基本上是在最适合您完成它的时间内复制它。在这种情况下，我们可以将明天的任务标记为已完成或将其删除，但重复任务仍将在下周到期。

注意，您可以从五个预设时间间隔之一跟进任务，也可以创建自定义跟进。

最后，更改您的视图可以帮助您分割大量任务。如果它没有显示在功能区中，您可以单击“更改视图”按钮，您将看到这些选项。

下面是一个简单的列表可能是什么样子。该视图不区分完成状态、类别或任何其他内容。它只是在一个简单的视图中呈现您过去、现在和未来的所有任务。

另一方面，如果我们按活动任务对视图进行排序，我们会发现我们的范围缩小了很多。

请始终记住更改您的任务视图，以便快速对其进行排序或将其隐藏，从而最大限度地提高工作效率！

任务选项

最后，让我们熟悉或重新熟悉任务选项。任务选项将允许您更改设置并更改其行为和外观。您可以通过单击“选项->任务”从“文件”菜单访问它们。

您可以设置对具有到期日、过期和已完成任务颜色、工作时间和其他简单调整的任务进行提醒的选项。因此，现在，如果您希望过期任务显示为亮蓝色，或者希望在一天结束时而不是开始时显示默认提醒，您可以在此处进行更改。

正如您所看到的，Outlook本身是一个功能非常全面的应用程序，我们甚至还没有讨论过日历和笔记！我们希望您能够使用任务将您的组织的技能提升几个档次。他们真的很容易设置和分配，有这些提醒，看着你清单上的所有事情慢慢地被勾选掉，这是很好的。

同时，我们对您的消息很感兴趣。有什么问题或评论要留给我们吗？请随时光临我们的论坛，畅所欲言。